BookStack vs Confluence – Eine Open-Source Alternative für Unternehmen

1. Einleitung: Warum Wissensmanagement neu gedacht werden muss

Wissensmanagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor in modernen Unternehmen. Von internen IT-Runbooks über Projektwissen bis zu Prozesshandbüchern – alles braucht eine zentrale, sichere und leicht zugängliche Plattform.

Viele Firmen setzen hier auf Atlassian Confluence, das sich durch seine Integration mit Jira und sein großes App-Ökosystem etabliert hat. Doch mit der Cloud-Zwangsstrategie von Atlassian, steigenden Lizenzkosten und Datenschutzbedenken (z. B. Datenübertragung in Nicht-EU-Regionen) suchen immer mehr Organisationen nach offenen, datenschutzkonformen Alternativen.

Die Open-Source-Plattform BookStack bietet sich hier als interessante Option an: Eine schlanke, moderne Wiki-Lösung, die sich vollständig selbst betreiben oder als Managed Service von WZ-IT nutzen lässt – sicher, DSGVO-konform und optimal anpassbar an Unternehmensprozesse.

Für Einblicke in den praktischen Einsatz siehe auch: 👉 BookStack im Knowledge Management für das Gesundheitswesen

Inhaltsverzeichnis

• 1. Einleitung: Warum Wissensmanagement neu gedacht werden muss
• 2. Kurzvorstellung: Confluence und BookStack im Überblick
  • Confluence - Der Enterprise-Standard von Atlassian
  • BookStack - Open Source Wiki für moderne Unternehmen
• 3. Funktionsvergleich
• 4. Datenschutz und Datenhoheit
  • Confluence
  • BookStack
• 5. Integration und Erweiterbarkeit
  • Confluence
  • BookStack
• 6. Betrieb und Kosten
  • Confluence
  • BookStack
• 7. Für welche Unternehmen eignet sich welche Lösung?
  • Confluence passt gut für:
  • BookStack ist interessant für:
• 8. Fazit: Zwei unterschiedliche Ansätze für Wissensmanagement
• Quellen & weiterführende Links

2. Kurzvorstellung: Confluence und BookStack im Überblick

Confluence - Der Enterprise-Standard von Atlassian

Confluence ist eine proprietäre Wiki- und Collaboration-Plattform von Atlassian, die weltweit von Unternehmen genutzt wird. Die Software existierte ursprünglich auch als Server-Variante, wird seit Februar 2024 jedoch nur noch als Cloud- oder Data-Center-Edition angeboten (Atlassian Server End-of-Support).

• Lizenzmodell: Proprietär (Cloud-Abo oder Data-Center-Lizenz)
• Fokus: Unternehmensdokumentation, Team-Collaboration, Jira-Integration
• Hosting: Atlassian Cloud (USA / Irland) oder Self-Managed (Data Center)
• Authentifizierung: SAML SSO über Atlassian Access oder integrierte SSO-App
• Erweiterungen: Über 3.000 Apps im Atlassian Marketplace
• Datenkontrolle: Eingeschränkt – Daten liegen meist in der Atlassian-Cloud

Infos zu Authentifizierung und Datenschutz:

• Atlassian Docs – Configure SAML SSO
• Wikipedia – Confluence (Software)

BookStack - Open Source Wiki für moderne Unternehmen

BookStack ist ein vollständig Open-Source-Wiki unter der MIT-Lizenz, entwickelt von Dan Brown. Die Software organisiert Wissen in einer intuitiven hierarchischen Struktur: Bücher → Kapitel → Seiten, ideal für Prozesse, IT-Dokumentation und Wissensdatenbanken.

• Offizielle Website: https://www.bookstackapp.com/

• GitHub Repository: https://github.com/BookStackApp/BookStack

• Lizenz: Open Source (MIT)

• Hosting: Self-Hosted oder Managed bei WZ-IT

• Technologie: PHP (Laravel) + MySQL / MariaDB

• Authentifizierung: LDAP, SAML SSO, OIDC, API Token

• Schnittstellen: REST API, Webhooks, JSON Export

• Erweiterbarkeit: Themes, Custom CSS / JS, API-basierte Integration

• Datenschutz: Vollständig kontrollierbar – Betrieb in deutscher Infrastruktur

BookStack beschreibt sich selbst als „Open-Source Alternative zu Confluence" mit Fokus auf einfache Bedienung, Datenschutz und Kontrolle (BookStack – Confluence Alternative). Weitere Infos: Wikipedia – BookStack

3. Funktionsvergleich

4. Datenschutz und Datenhoheit

Confluence

Confluence Cloud wird von Atlassian Ltd. betrieben, einem US-Unternehmen. Daten liegen laut Anbieter primär in der EU, können aber von Tochtergesellschaften in Drittländer übertragen werden. Dadurch greifen potenziell Regelungen wie der US CLOUD Act, was für DSGVO-sensible Branchen ein Risiko darstellt.

Zudem erfordert die Nutzung meist den Abschluss eines Data Processing Agreements (DPA) mit Atlassian. Infos: Atlassian Trust Center

BookStack

Bei BookStack bestimmt das Unternehmen selbst, wo und wie Daten gespeichert werden:

• Self-Hosting in eigener Infrastruktur oder als Managed Service bei WZ-IT (Deutschland)
• Keine Drittlandübertragung, volle Kontrolle über Backups und Zugriffsrechte
• Code auditierbar, da Open Source
• Verschlüsselung und SSO möglich über Standardprotokolle (SAML, OIDC, LDAP)

Damit erfüllt BookStack die Anforderungen an digitale Souveränität und DSGVO-Compliance für Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten benötigen.

5. Integration und Erweiterbarkeit

Confluence

• Starke Integration mit Jira, Trello und anderen Atlassian-Tools
• SAML-SSO über Atlassian Access (Atlassian Docs)
• API basiert, aber eingeschränkt bei Self-Hosted Data Center
• Plugin-basierte Erweiterbarkeit, teilweise lizenzpflichtig

BookStack

• SSO-Integration: BookStack SAML Docs, BookStack OIDC Docs, LDAP nativ
• REST API: BookStack API Reference
• Erweiterbarkeit: Custom Themes und Scripts via Admin-Panel
• Automatisierungen: Webhook-Support & Integration in n8n / Mattermost / Nextcloud

Dadurch lässt sich BookStack leicht in bestehende IT-Infrastrukturen, Identity Provider und Dokumentations-Workflows integrieren – ohne Vendor Lock-in.

6. Betrieb und Kosten

Confluence

• Abo-basiert: monatlich / jährlich, pro Nutzer lizenzpflichtig
• Cloud-Pflicht für neue Kunden – Self-Hosting nur noch mit Data Center Lizenz
• Erweiterungen und Marketplace-Apps oft kostenpflichtig
• Vendor Lock-in durch Atlassian-Ecosystem

BookStack

• Lizenzkostenfrei, Open Source
• Planbare Kosten durch Self-Hosting oder Managed Service bei WZ-IT
• Volle Kontrolle über Server, Updates und Backups
• Skalierbar nach Ressourcen und Teamgröße
• Betrieb möglich auf eigener Hardware oder Cloud-Infrastruktur in Deutschland

👉 Mehr Informationen: WZ-IT Expertise BookStack

7. Für welche Unternehmen eignet sich welche Lösung?

Confluence passt gut für:

• Unternehmen, die bereits tief im Atlassian-Ökosystem integriert sind
• Teams, die umfangreiche Marketplace-Apps benötigen
• Organisationen mit weniger strengen Datenschutzanforderungen
• Große Konzerne mit Data Center Lizenzen

BookStack ist interessant für:

• Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen (DSGVO, KRITIS)
• Organisationen, die Vendor Lock-in vermeiden möchten
• Mittelständische Unternehmen mit IT-Kompetenz oder Managed Service Partner
• Teams, die eine schlanke, intuitive Dokumentationsplattform suchen
• Öffentliche Einrichtungen mit Open-Source-Vorgaben

8. Fazit: Zwei unterschiedliche Ansätze für Wissensmanagement

Confluence und BookStack verfolgen unterschiedliche Philosophien:

• Confluence bietet ein umfassendes Enterprise-Ökosystem mit vielen Features und Integrationen, erfordert jedoch Kompromisse bei Kosten und Datenkontrolle.
• BookStack setzt auf Einfachheit, Open Source und vollständige Datenkontrolle – ideal für Unternehmen, die Wert auf Datenschutz und Unabhängigkeit legen.

Die Wahl hängt von den individuellen Anforderungen ab: Wer maximale Funktionsvielfalt und Atlassian-Integration braucht, findet in Confluence eine bewährte Lösung. Unternehmen, die DSGVO-Konformität, Kosteneffizienz und Datenhoheit priorisieren, sollten BookStack als Alternative evaluieren.

WZ-IT bietet BookStack als Managed Service inklusive Installation, Monitoring, Backups und Support – betriebssicher in deutschen Rechenzentren.

👉 Jetzt mehr erfahren: https://wz-it.com/expertisen/bookstack/

Quellen & weiterführende Links

• BookStack – Confluence Alternative (Offizielle Seite)
• BookStack Dokumentation – SAML SSO
• BookStack Dokumentation – OpenID Connect
• BookStack API Dokumentation
• Wikipedia – BookStack
• Wikipedia – Confluence
• Atlassian Docs – SAML SSO für Cloud
• Atlassian Server End of Support
• Atlassian Trust Center – GDPR
• BookStack Open Source Projektseite
• WZ-IT Blog – BookStack im Knowledge Management Gesundheitswesen