Documenso oder DocuSeal: elektronisch signieren auf eigener Infrastruktur

Verträge unterschreiben, ohne Dokumente aus dem Haus zu geben? WZ-IT richtet Documenso und DocuSeal auf Ihrer Infrastruktur ein und übernimmt Managed Hosting und Betrieb. Beide als Demo-Instanz testen: DMS- und Signatur-Auswahl · Kostenloses Erstgespräch

Elektronische Signatur ist einer der Bereiche, in denen der Wechsel von einem Cloud-Anbieter zu einer eigenen Lösung besonders naheliegt: Es geht um Verträge, also um genau die Dokumente, die man ungern bei einem Dritten liegen hat.

Zwei quelloffene Lösungen kommen dafür in Frage. Der Vergleich zwischen ihnen ist schnell erzählt. Die wichtigere Frage kommt davor und wird regelmäßig übersprungen: welche Signaturstufe brauchen Ihre Dokumente überhaupt?

Alle Angaben aus den Repositories, Stand 3. September 2026.

Inhaltsverzeichnis

• Die Frage vor der Produktwahl: welche Signaturstufe
• Die beiden im Überblick
• Documenso
• DocuSeal
• Welche wofür
• Was der Selbstbetrieb bedeutet
• Was ein Funktionsvergleich nicht beantwortet
• Unser Vorgehen bei WZ-IT
• Weiterführende Guides

Die Frage vor der Produktwahl: welche Signaturstufe

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen, und die Wahl zwischen Documenso und DocuSeal ist erst danach relevant.

Für den überwiegenden Teil des Geschäftsverkehrs genügt die einfache oder fortgeschrittene Stufe: Angebote, Bestellungen, interne Freigaben, viele Verträge.

Wo deutsches Recht die Schriftform verlangt, etwa für die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), führt an der qualifizierten Signatur oder an Papier kein Weg vorbei. Keine der beiden Lösungen ersetzt dafür den Vertrauensdiensteanbieter. DocuSeal vermittelt die qualifizierte Signatur als kostenpflichtige Zusatzleistung je Signatur, über Kartenleser oder lokales Zertifikat des Unterzeichners oder über einen angebundenen Vertrauensdiensteanbieter (DocuSeal QES, Stand Oktober 2026).

Für Bürgschaftserklärungen reicht auch die qualifizierte Signatur nicht: § 766 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Eine Ausnahme gilt, wenn die Bürgschaft auf Seiten des Bürgen ein Handelsgeschäft ist: Dann findet die Formvorschrift nach § 350 HGB keine Anwendung.

Das ist eine Rechtsfrage und keine Produktfrage. Wir geben dazu keine Rechtsberatung, aber wir stellen die Frage, bevor eingeführt wird.

Die beiden im Überblick

Angaben aus den öffentlichen Repositories, Stand 3. September 2026.

Beide stehen unter derselben Lizenz und werden aktiv entwickelt. Der Unterschied liegt nicht in der Offenheit, sondern in der Ausrichtung.

Documenso

Documenso ist die entwicklerorientierte Lösung. Moderner TypeScript-Stack, ausführlich dokumentierte Programmierschnittstelle, und für die Signatur selbst PKCS#12-Zertifikate nach dem PAdES-Standard, dem PDF-spezifischen Signaturformat.

Stärke: Wenn Signatur ein Schritt in einem größeren Ablauf sein soll, etwa ausgelöst aus einer Vertragsverwaltung oder einer eigenen Anwendung, ist Documenso die passendere Grundlage. Die kryptografischen Bausteine für nachvollziehbare Signaturen sind vorhanden.

Grenze: mehr Umgebung im Betrieb, kleinerer Funktionsumfang beim Zusammenbauen von Formularen.

DocuSeal

DocuSeal ist die anwendungsorientierte Lösung. Als einzelner Container betreibbar, für kleine Installationen mit SQLite ohne externe Datenbank, mit einem ausgereiften Editor für Formularfelder und Abläufe mit mehreren Unterzeichnern.

Stärke: der schnellste Weg zu einem funktionierenden Signaturprozess für Menschen, die Dokumente vorbereiten und versenden. Für den Fall "wir wollen Verträge unterschreiben lassen, ohne dafür zu entwickeln" ist es die naheliegende Wahl.

Grenze: weniger Gewicht auf der Programmierschnittstelle, wenn Einbindung in eigene Systeme das Ziel ist.

Welche wofür

Was der Selbstbetrieb bedeutet

Der Grund für den Selbstbetrieb ist meist, dass Verträge das Haus nicht verlassen sollen. Das erreicht man mit beiden. Was dazukommt:

Aufbewahrung. Signierte Dokumente müssen oft über Jahre unverändert vorliegen. Das ist eine Frage der Sicherung und Archivierung, nicht der Signatursoftware. Ein Signaturdienst ohne geprüfte Wiederherstellung ist ein Risiko, das man sich einhandelt, um ein anderes loszuwerden.

Erreichbarkeit. Unterzeichner sind meist außerhalb des Hauses. Der Dienst muss also von außen erreichbar sein, was ihn zu einer exponierten Komponente macht, mit allem, was daran hängt: Aktualisierungen, Zertifikate, Überwachung.

Zustellung. Signaturabläufe hängen an E-Mail. Ein Absender, dessen Nachrichten im Spam landen, macht den ganzen Prozess unbrauchbar. Das gehört vor der Einführung geprüft.

Langzeitprüfbarkeit. Eine Signatur bleibt nur so lange prüfbar, wie die verwendeten Verfahren als vertrauenswürdig gelten. Für lange Aufbewahrungsfristen gehört das mitgeplant, etwa über Zeitstempel. Beide Lösungen decken das nicht von sich aus vollständig ab.

Was ein Funktionsvergleich nicht beantwortet

Wer verantwortet die Vorlagen? Signaturprozesse veralten wie jede andere Vorlage. Ohne Zuständigkeit unterschreiben Menschen in zwei Jahren eine Fassung, die niemand mehr geprüft hat.

Was passiert bei einem Ausfall während eines Ablaufs? Ein halb signiertes Dokument ist ein unangenehmer Zustand. Wie die Lösung damit umgeht und ob sich Abläufe fortsetzen lassen, gehört getestet.

Wie kommt man wieder heraus? Signierte PDF-Dokumente sind portabel, das ist die gute Nachricht. Vorlagen, Abläufe und die Zuordnung von Unterzeichnern sind es nicht.

Wo liegt das signierte Dokument danach? Die Signaturlösung ist kein Archiv. Wie Signatur, Dokumentenmanagement und Aufbewahrung zusammenspielen, beschreibt der Leitfaden Dokumentenmanagement mit Open Source.

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Unser Vorgehen bei WZ-IT

Wir fragen zuerst nach den Dokumentenarten und lassen die Signaturstufe klären, bevor ein Produkt ausgewählt wird. In mehr Fällen als erwartet stellt sich heraus, dass ein Teil der Dokumente eine qualifizierte Signatur braucht und ein anderer nicht, und dann ist die Lösung eine Kombination und keine Entscheidung.

Bei der Produktwahl entscheidet, wer damit arbeitet. Wo Menschen Dokumente vorbereiten, nehmen wir DocuSeal. Wo Signatur ein Schritt in einer Anwendung ist, Documenso.

Zum Betrieb gehört bei uns die Archivierung der signierten Dokumente mit geprüfter Wiederherstellung. Ein Vertrag, der nach zwei Jahren nicht mehr auffindbar ist, ist schlimmer als einer, der nie elektronisch unterschrieben wurde.

Weiterführende Guides

• Documenso und DocuSeal - die Lösungen im Einzelnen
• Managed Open Source - Einrichtung und Betrieb quelloffener Anwendungen
• Compliance im Betrieb - Nachweispflichten und Aufbewahrung
• Managed Operations - Sicherung, Überwachung und Wiederherstellung

Unklar, welche Signaturstufe Ihre Dokumente brauchen? Wir sichten die Dokumentenarten, ordnen die Anforderungen ein und richten die passende Lösung ein. Termin vereinbaren

Quellen

• Documenso auf GitHub
• DocuSeal auf GitHub
• eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014
• § 14 TzBfG: Zulässigkeit der Befristung
• § 766 BGB: Schriftform der Bürgschaftserklärung
• § 350 HGB: Formfreiheit bei Handelsgeschäften
• DocuSeal: Qualifizierte elektronische Signatur
• Documenso: Dokumentation
• DocuSeal: Dokumentation