Ein interner Assistent mit prüfbaren technischen Grenzen? Wir dokumentieren Datenflüsse, Rollen, Protokolle und Auswertungsmöglichkeiten und setzen die vereinbarten Grenzen technisch um. Die arbeitsrechtliche Ausgestaltung erfolgt mit den zuständigen Stellen des Unternehmens. Internen Assistenten ansehen · KI-Beratung für den Mittelstand
Ein interner KI-Assistent verändert Arbeitsabläufe und kann Nutzungsdaten von Beschäftigten verarbeiten. Wer Betriebsrat, Datenschutz und Informationssicherheit erst vor dem Rollout einbezieht, riskiert technische Nacharbeit und Verzögerungen. Dieser Artikel zeigt, welche Fragen früh geklärt, dokumentiert und technisch umgesetzt werden sollten. Er ist eine Einordnung für die Projektplanung, keine Rechtsberatung. Stand Oktober 2026.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die Mitbestimmung greift
- Auf die Eignung kommt es an, nicht auf die Absicht
- Der richtige Zeitpunkt ist vor der Auswahl
- Der Protokollumfang entscheidet fast alles
- Betriebsvereinbarung KI: was hineingehört
- Datenschutz ist eine zweite, eigene Prüfung
- Wann der AI Act zusätzlich relevant wird
- Was das für den Projektplan heißt
- Welche technische Dokumentation WZ-IT liefert
- Quellen
Warum die Mitbestimmung greift
Ein interner KI-Assistent beantwortet Fragen von Beschäftigten auf Grundlage betrieblicher Dokumente. Damit er betreibbar ist, protokolliert er - mindestens, welche Anfragen gestellt wurden, wie oft eine Antwort belegt werden konnte und wo er übergeben musste. Ohne diese Daten lässt sich das System weder verbessern noch nachweisen.
Sobald das System objektiv geeignet ist, identifizierbare Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben oder zu verarbeiten, kann § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz greifen. Das Bundesarbeitsgericht stellt darauf ab, ob die technische Einrichtung objektiv zur Erhebung oder Aufzeichnung solcher Informationen geeignet ist; eine subjektive Überwachungsabsicht ist nicht erforderlich.
Das ist kein KI-spezifischer Sonderfall. Zusätzlich nennt § 90 BetrVG den Einsatz künstlicher Intelligenz ausdrücklich bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat rechtzeitig unterrichten und die Auswirkungen so beraten, dass Vorschläge und Bedenken noch berücksichtigt werden können. Welche Rechte im konkreten System greifen, hängt von Funktionen und Einsatz ab.
Auf die Eignung kommt es an, nicht auf die Absicht
Der Punkt, an dem die meisten Diskussionen entgleisen: „Wir wollen doch niemanden überwachen."
Die gute Absicht allein entscheidet die Prüfung nicht. Das Mitbestimmungsrecht knüpft an die objektive Eignung der Einrichtung an. Ein System, das Anfragen mit Zeitstempel und Benutzerkennung speichert oder solche Daten verknüpfen kann, kann Verhaltensinformationen erzeugen. Deshalb müssen vorhandene Funktionen, Identifizierbarkeit und mögliche Auswertungen beschrieben werden.
Für das Gespräch mit dem Gremium ist diese Unterscheidung nützlich, weil sie die Diskussion versachlicht. Es geht nicht darum, ob die Geschäftsführung Vertrauen verdient, sondern darum, welche Auswertungen das System technisch zulässt und welche davon vertraglich ausgeschlossen werden. Das ist eine Frage, die sich präzise beantworten lässt.
Der richtige Zeitpunkt ist vor der Auswahl
Der übliche Fehler ist nicht, den Betriebsrat zu übergehen, sondern ihn zu spät einzubinden - üblicherweise, wenn das System fertig ist und der Rollout ansteht.
Das ist aus zwei Gründen ungünstig. Erstens verhandelt ein Gremium, dem ein fertiges System vorgesetzt wird, anders als eines, das die Anforderungen mitgeschrieben hat: Wer nicht mitgestalten durfte, hat als einziges Instrument die Verzögerung. Zweitens sind genau die Punkte, über die verhandelt wird - Protokollumfang, Auswertungsrechte, Abschaltbarkeit - Bauentscheidungen. Sie nachträglich zu ändern heißt, das System anzufassen.
Wer das Gremium vor der Auswahl einbezieht, kann Anforderungen direkt in Ausschreibung und Architektur schreiben. Das passt auch zu § 90 BetrVG: Beratung soll so rechtzeitig erfolgen, dass Vorschläge und Bedenken in der Planung berücksichtigt werden können.
Der Protokollumfang entscheidet fast alles
Die meisten Konflikte lassen sich auf eine Frage zurückführen: Was wird eigentlich gespeichert?
Für den Betrieb eines Assistenten können je nach Qualitäts- und Sicherheitsziel wenige Angaben genügen:
- Zeitpunkt der Anfrage
- Zahl der gefundenen Quellen
- ob eine Antwort belegt werden konnte oder übergeben wurde
- das Thema in grober Kategorisierung
Damit lassen sich grundlegende Qualität und Kapazität messen. Ob der Wortlaut für Fehleranalyse oder Sicherheitsvorfälle erforderlich ist, muss konkret entschieden werden. Eine dauerhafte Verbindung aus Klardaten und vollständigem Prompt sollte nicht der Standard sein.
Genau dieses Paar - Wortlaut plus Person - macht aus einem Betriebswerkzeug ein Überwachungsinstrument. Es ist auch das Paar, das die Verhandlung schwer macht. Wer den Protokollumfang von vornherein eng schneidet, hat eine deutlich einfachere Gesprächslage und betreibt nebenbei datensparsamer.
Wo der Wortlaut fachlich gebraucht wird, sind abgestufte Verfahren möglich: freiwillig freigegebene Beispiele, kurze Aufbewahrung, Pseudonymisierung, getrennte Schlüssel oder Stichproben mit enger Zugriffsberechtigung. Anonymisierung darf nicht nur behauptet werden; bei einzigartigen Formulierungen und Kontext kann eine Re-Identifikation möglich bleiben.
Betriebsvereinbarung KI: was hineingehört
Eine tragfähige Vereinbarung beantwortet sechs Fragen. Sie ersetzt keine anwaltliche Prüfung, aber sie strukturiert das Gespräch.
Zweckbindung. Wofür darf das System benutzt werden, und wofür ausdrücklich nicht. Die Zusage, dass Auswertungen nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwendet werden, gehört hierher.
Protokollumfang. Welche Felder werden gespeichert, welche ausdrücklich nicht. Je konkreter die Liste, desto weniger Auslegungsspielraum.
Aufbewahrungsdauer. Wie lange, und was danach passiert. „Solange erforderlich" ist keine Frist.
Auswertungsrechte. Wer darf auswerten, in welcher Aggregation, und unter welchen Voraussetzungen ist eine personenbezogene Auswertung überhaupt zulässig - üblicherweise nur bei konkretem Anlass und unter Beteiligung des Gremiums.
Abschaltung. Wie und durch wen kann das System oder ein einzelner Bereich angehalten werden. Bereichsweise Abschaltbarkeit ist auch technisch sinnvoll, etwa wenn ein Bestand überarbeitet wird.
Änderungen. Welche Veränderungen innerhalb der Vereinbarung liegen und wann eine erneute Beteiligung erfolgt, etwa bei neuen Datenquellen, Auswertungen, Modellen oder Agentenfunktionen.
Kontrolle und Nachweis. Wie Betriebsrat und Datenschutz nachvollziehen können, dass technische Einstellungen, Rollen und Löschfristen der Vereinbarung entsprechen.
Datenschutz ist eine zweite, eigene Prüfung
Mitbestimmung und Datenschutz werden regelmäßig verwechselt oder gegeneinander ausgespielt. Es sind zwei Prüfungen mit unterschiedlichen Zuständigen und unterschiedlichen Fragen.
Der Datenschutz fragt nach Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Erforderlichkeit, Löschfristen und Betroffenenrechten - zuständig ist der oder die Datenschutzbeauftragte. Die Mitbestimmung fragt, ob das Gremium der Einführung zugestimmt hat - zuständig ist der Betriebsrat.
Eine datenschutzorientiert aufgesetzte Lösung kann weiterhin Beteiligungsrechte auslösen. Umgekehrt heilt eine Betriebsvereinbarung nicht automatisch jede fehlende Rechtsgrundlage oder unverhältnismäßige Verarbeitung. § 26 BDSG verlangt für Beschäftigtendaten insbesondere Erforderlichkeit; die Beteiligungsrechte der Beschäftigtenvertretung bleiben ausdrücklich unberührt. Nach dem Urteil des EuGH in der Rechtssache C-34/21 ist allerdings fraglich, ob § 26 Abs. 1 BDSG noch als eigenständige Rechtsgrundlage trägt; die Verarbeitung ist dann an Art. 6 und Art. 88 DSGVO zu messen.
Bei voraussichtlich hohem Risiko für Rechte und Freiheiten kann außerdem eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein. Die EU-Kommission nennt unter anderem systematische und umfassende Bewertungen persönlicher Aspekte auf Grundlage automatisierter Verarbeitung als typischen Fall. Die Bewertung muss vor Beginn erfolgen und als fortlaufendes Instrument gepflegt werden.
Wann der AI Act zusätzlich relevant wird
Ein allgemeiner interner Wissensassistent ist nicht automatisch ein Hochrisiko-System. Wird KI jedoch für Recruiting, Auswahl, Beförderung, Aufgabenzuweisung auf Basis persönlichen Verhaltens oder Leistungsüberwachung eingesetzt, kann der Beschäftigungskontext des Anhangs III relevant werden. Nach dem aktuellen Zeitplan der EU-Kommission gelten diese Hochrisikoregeln ab 2. Dezember 2027.
Unabhängig davon gelten bestimmte Pflichten bereits früher, etwa Verbote, ausreichende KI-Kompetenz und gegebenenfalls Transparenz. Deshalb sollte der erlaubte Zweck eng beschrieben werden. Eine spätere Verwendung derselben Protokolle für Leistungsbewertung ist nicht nur eine neue Auswertung, sondern kann die gesamte rechtliche Einordnung verändern.
Was das für den Projektplan heißt
Der Punkt kostet keine Entwicklungszeit, aber Kalenderzeit. Je nach Gremium, Sitzungsrhythmus und Beratungsbedarf sind es Wochen bis Monate. Diese Zeit gehört in den Plan, nicht in die Endphase.
Ein praktikabler Ablauf: Zweck und verbotene Nutzungen skizzieren, das Gremium vor der Auswahl informieren und Anforderungen aufnehmen. Die technische Beschreibung parallel für Datenschutz, Informationssicherheit und Betriebsrat erstellen. Erst danach mit einem abgegrenzten Pilot starten, dessen Nutzerkreis, Daten, Dauer und Auswertung klar geregelt sind. „Freiwillig" allein ersetzt keine erforderliche Beteiligung oder Rechtsgrundlage.
Welche technische Dokumentation WZ-IT liefert
Beim internen KI-Assistenten kann WZ-IT unter anderem folgende Artefakte liefern:
- Architektur- und Datenflussdiagramm einschließlich externer Dienste,
- Feldliste für Prompts, Antworten, Nutzerkennungen, Traces und Metriken,
- Rollen- und Berechtigungsmatrix für Nutzung, Administration und Auswertung,
- konfigurierbare Aufbewahrung, Löschung und Export,
- Beschreibung von Modellen, Datenquellen, Änderungen und Rollback,
- Testnachweise für Berechtigungen, Quellenbindung und abgeschaltete Auswertungen.
Diese Unterlagen machen Vereinbarungen technisch konkret. Wir formulieren jedoch keine arbeitsrechtliche Freigabe, sondern setzen die mit den zuständigen Stellen vereinbarten Grenzen um.
Wie die Berechtigungen im Assistenten technisch greifen, steht in RAG mit Berechtigungen - das ist die zweite Frage, die das Gremium stellen wird. Welche Variante überhaupt zu Ihrem Bestand passt, ordnet Chatbot oder Wissens-Navigator ein. Wenn das System nicht nur antwortet, sondern handelt, kommen Freigaben und Identitäten dazu - dazu KI-Agenten: Rechte und Freigaben. Und die regulatorischen Pflichten im Überblick zeigt EU AI Act für Unternehmen.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 87 BetrVG
- Bundesministerium der Justiz: § 90 BetrVG
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss 1 ABR 16/23 zur objektiven Überwachungseignung
- Bundesministerium der Justiz: § 26 BDSG
- EuGH, Rechtssache C-34/21
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe KI und Datenschutz
- EU-Kommission: AI Act und aktueller Zeitplan
