Mit lokaler KI starten und Datenquellen gezielt ergänzen? Der AI Cube stellt Open WebUI, lokales Modell und Wissensbereiche bereit. Nextcloud, SharePoint, DMS und Fachsysteme binden wir nach Prüfung der Schnittstellen und Rechte separat an. AI Cube ansehen
Ein KI-Chat über Unternehmenswissen wirkt einfach: Dateien lesen, in Abschnitte teilen, Embeddings erzeugen und durchsuchen. Dieses Verfahren wird als Retrieval-Augmented Generation (RAG) bezeichnet. Produktiv entscheidet jedoch nicht der erste Import, sondern der Lebenszyklus. Neue Versionen, gelöschte Dateien, geänderte Freigaben und gesperrte Nutzer müssen zuverlässig im Index ankommen.
Zwei unterschiedliche Einstiege
Manuelle Wissensbereiche
Open WebUI kann Dateien und Sammlungen als Wissensbasis verwalten. Nutzer oder berechtigte Teams laden ausgewählte Dokumente hoch und verwenden sie im Chat. Daneben gibt es eine Dateiauswahl für OneDrive/SharePoint und Google Drive; sie legt eine Kopie an und synchronisiert nicht. Das eignet sich für klar begrenzte Sammlungen, Piloten und Inhalte, deren Pflege bewusst in Open WebUI erfolgt.
Synchronisation mit oikb
Seit Open WebUI 0.9.6 gibt es mit oikb ein offizielles Sync-Werkzeug (Dokumentation). Es bindet Nextcloud per WebDAV und App-Passwort an, SharePoint über eine Entra-App mit Client-Secret oder Zertifikat, und hält Wissensbereiche zeitgesteuert aktuell, einschließlich gelöschter Dateien. Damit sind Abruf, Änderungen und Löschung für diese beiden Quellen ohne eigene Entwicklung gelöst.
Offen bleiben die Rechte: oikb arbeitet mit einem Dienstkonto der Quelle und einem Open-WebUI-Benutzer. Wer Wissensbereiche je Abteilungsordner anlegt und sie in Open WebUI an Gruppen freigibt, bekommt eine Trennung auf Ordnerebene. Rechte je Dokument bildet oikb nicht ab.
Automatisierte Datenquellen mit eigener Pipeline
Wenn Nextcloud, SharePoint oder ein DMS das führende System bleiben soll und Rechte je Dokument gelten müssen, benötigt die KI eine eigene Synchronisationspipeline. Sie liest nur freigegebene Bereiche, verarbeitet Änderungen inkrementell und führt Quelle, Version, Berechtigungen und Löschstatus als Metadaten mit.
Diese Integration ist kein Schalter in der Hardware. Sie ist eine eigene Software- und Berechtigungsaufgabe.
Der Datenweg einer RAG-Pipeline
- Quelle lesen: Dateien und Metadaten über eine dokumentierte Schnittstelle abrufen.
- Änderungen erkennen: neue, geänderte, verschobene und gelöschte Objekte unterscheiden.
- Inhalt extrahieren: PDF, Office, Text oder andere Formate mit kontrollierten Parsern verarbeiten.
- Abschnitte bilden: Inhalt so teilen, dass Suchtreffer noch verständlichen Kontext besitzen.
- Berechtigungen abbilden: Benutzer, Gruppen oder Mandanten aus der Quelle übernehmen. Die Zugriffskontrolle muss vor der Vektorsuche greifen.
- Index aktualisieren: Embeddings und Metadaten versioniert speichern.
- Vor dem Retrieval filtern: Nur Abschnitte suchen, die der aktuelle Nutzer sehen darf.
- Quellen anzeigen: Antwort und verwendete Dokumentstellen nachvollziehbar verbinden.
Nextcloud
Nextcloud stellt Dateien über authentifiziertes WebDAV bereit und liefert Eigenschaften wie Datei-ID, Änderungszeit und Berechtigungsinformationen. Für eine Integration wird ein eigener technischer Zugriff mit minimalem Scope eingerichtet. Öffentliche Freigabelinks sind für einen kontrollierten Unternehmensindex in der Regel nicht der richtige Weg.
Wichtig ist die Identitätsabbildung: Ein technischer Indexer darf Dokumente lesen, aber die spätere Suche muss die Rechte des angemeldeten Nutzers beachten. Das wird nicht dadurch gelöst, dass alle Dateien mit einem Dienstkonto importiert werden.
Der vertiefende Leitfaden Open WebUI an Nextcloud anbinden vergleicht die drei Wege oikb, Nextcloud-nativ und eigener Retrieval-Service und beschreibt Identitätsübergabe, ACL-Metadaten und den Filter in der Vektordatenbank.
SharePoint und Microsoft Graph
Microsoft Graph stellt Sites, Dokumentbibliotheken, DriveItems und Berechtigungen bereit. Die App-Registrierung erhält nur die notwendigen Rechte, mit Sites.Selected auch nur für ausgewählte Sites. Für große Bestände werden Änderungsabfragen über driveItem delta, stabile Objekt-IDs und eine nachvollziehbare Zuordnung von Entra-ID-Gruppen benötigt.
Sharing Links und vererbte Rechte machen das Modell anspruchsvoller als eine einfache Ordnerliste. Vor der Implementierung muss feststehen, welche Sites einbezogen werden und ob itemgenaue Rechte im KI-System abbildbar sind.
DMS und Fachsoftware
Bei einem DMS hängt die Anbindung von der vorhandenen API, Exportfunktion, Metadatenqualität und Rechteausgabe ab. Ein regelmäßiger Komplett-Export ist einfach, aber langsam und schlecht bei Löschung. Webhooks oder Änderungsfeeds sind effizienter, sofern das System sie zuverlässig anbietet.
Wenn die Quelle Rechte nicht maschinenlesbar liefert, gibt es nur drei saubere Wege: den Umfang auf allgemein freigegebene Sammlungen begrenzen, eine eigene Rechteabbildung pflegen oder die Integration nicht umsetzen. Das Modell darf nicht entscheiden, was ein Nutzer sehen darf.
Produktbasis und Projektumfang
Der AI Cube liefert die lokale Plattform mit Open WebUI, Modell und manuellen Wissensbereichen. Für automatisierte Quellen plant WZ-IT den passenden Weg als separates Projekt: eine Synchronisation mit oikb und Gruppenrechten je Wissensbereich oder eine eigene Pipeline mit Connector, Parser, Vektorspeicher, Rechtefilter, Monitoring und Löschprozess. So bleibt die Basis schnell einsatzbereit, während die Integration zur echten Systemlandschaft passt.
Abnahmekriterien
- Ein neues Dokument wird innerhalb der vereinbarten Zeit auffindbar.
- Eine neue Version ersetzt den alten Inhalt nachvollziehbar.
- Gelöschte oder entzogene Inhalte verschwinden aus Suche und Antwortkontext.
- Zwei Nutzer mit unterschiedlichen Rechten erhalten unterschiedliche Treffer.
- Quellenlink und Dokumentversion sind in der Antwort nachvollziehbar.
- Parserfehler, Synchronisationsfehler und veraltete Indizes werden überwacht.
Quellen
- Open WebUI: Knowledge-Funktion
- Open WebUI: Gruppen und Ressourcenzugriff
- Open WebUI: Knowledge-Base-Synchronisation
- oikb auf GitHub
- Nextcloud: WebDAV-Schnittstelle
- Microsoft Graph: SharePoint-Ressourcen
- Microsoft Graph: Berechtigungen auf Dateien und Ordnern
- Microsoft Graph: driveItem delta
- Microsoft Graph: Sites.Selected
