BookStack

BookStack ist eine freie, Open-Source-Wiki-Plattform auf Basis von PHP/Laravel, die speziell für selbst gehostetes Wissensmanagement entwickelt wurde. Inhalte werden in Regale, Bücher, Kapitel und Seiten strukturiert – eine logische, für Nicht-Techniker leicht verständliche Hierarchie. BookStack ist MIT-lizenziert, multilingual und für Teams jeder Größe nutzbar.

Typische Einsatzfelder sind IT-Dokumentation, Prozesshandbücher, Projektwissen, Onboarding-Guides oder interne Wissensdatenbanken. Durch die intuitive Oberfläche, Volltextsuche und klare Struktur eignet sich BookStack für kleinere Teams ebenso wie für größere Organisationen, die ein selbst gehostetes, datenschutzfreundliches Wiki wünschen.

Klassische Wikis arbeiten oft nur mit 'Seiten' und Kategorien. BookStack nutzt eine Buch-Metapher (Regale → Bücher → Kapitel → Seiten) und bietet eine moderne, WYSIWYG-orientierte Oberfläche mit optionalem Markdown, Revisionsverwaltung und Bild-/Dateihandling. Das senkt die Einstiegshürde für Fachabteilungen deutlich.

Beides ist möglich. Über Rollen & Berechtigungen können Sie festlegen, ob die Instanz nur intern nutzbar ist oder ob bestimmte Inhalte öffentlich (Gast-Rolle) lesbar sind. Dazu gibt es eine globale 'Allow public viewing'-Option und fein granulares Berechtigungsmanagement auf Regale-/Buch-/Seitenebene.

Standard ist ein WYSIWYG-Editor mit Live-Vorschau und komfortabler Formatierung. Zusätzlich gibt es einen dedizierten Markdown-Editor für textlastige Workflows. Über die integrierte diagrams.net-Anbindung lassen sich Diagramme direkt im Editor erstellen und pflegen.

Ja. Inhalte in Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten sind vollständig durchsuchbar, inklusive verschiedener Navigations- und Filteroptionen. Dadurch eignet sich BookStack sehr gut als zentrale Wissensdatenbank, selbst bei größeren Dokumentationsbeständen.

Die Berechtigungen werden über Rollen gesteuert, die bestimmten Nutzer:innen zugewiesen werden. Rollen definieren, welche Aktionen (Lesen, Schreiben, Export, Admin etc.) erlaubt sind. Zusätzlich gibt es Objekt-Berechtigungen auf Regale/Bücher/Kapitel/Seiten ('Everyone else', rollenbezogene Rechte), die fein steuerbar vererbt werden.

Ja. Bilder werden als Medien verwaltet, Dateien als 'Attachments', die an Seiten angehängt und im Inhalt verlinkt werden können. Der Zugriff auf Anhänge ist an die Leseberechtigung der zugehörigen Seite gekoppelt; dadurch sind Downloads automatisch durch das Berechtigungssystem geschützt.

Uploads können lokal (inkl. 'Local secure'/'secure restricted') oder z. B. in S3-kompatiblem Storage abgelegt werden. Zugriffe werden über BookStack-Berechtigungen kontrolliert; optional können Dateinamen mit zufälligen Strings gehärtet werden ('Enable higher security image uploads'). WZ-IT ergänzt das durch Server-Hardening, TLS, Backups und Monitoring.

Ja. Nutzer können MFA aktivieren; unterstützt werden TOTP-basierte Apps (z. B. Google/Microsoft Authenticator) sowie Backup-Codes. MFA-Geheimnisse werden verschlüsselt gespeichert und können auf Rollenebene verpflichtend gemacht werden. WZ-IT empfiehlt MFA insbesondere für Admin- und Power-User-Rollen.

BookStack unterstützt u. a. LDAP, SAML 2.0, OpenID Connect sowie verschiedene Social-/Enterprise-Provider (z. B. AzureAD, Okta). Damit lässt es sich gut in bestehende Identity-Provider (Keycloak, Authentik, Azure AD, etc.) integrieren. WZ-IT übernimmt auf Wunsch die komplette SSO-Integration.

Ja. Es gibt integrierte Login-Optionen für Anbieter wie Google, GitHub, Slack, AzureAD, Okta, GitLab, Discord und weitere. Dabei lässt sich u. a. steuern, ob Nutzer automatisch registriert und/oder E-Mail-Adressen automatisch bestätigt werden dürfen.

Typisch sind: Härtung des Linux-Stacks, aktuelle PHP-/Datenbank-Versionen, TLS/TLS-Termination per Reverse Proxy, restriktive Dateirechte, Logging & Monitoring, Absicherung der Uploads und sinnvolle Rollen-/Rechtekonzepte. Dazu kommen – je nach Bedarf – VPN/Zero-Trust-Zugriff, SSO/MFA, Backup-Strategie und abgestimmte Lösch-/Retention-Regeln.

Offiziell unterstützt werden MySQL ≥ 5.7 und MariaDB ≥ 10.2 als relationale Datenbanken für alle Inhalte und Metadaten. BookStack setzt auf eine einzelne Datenbank pro Instanz. WZ-IT plant die DB-Architektur (Backups, ggf. Replikation) passend zu Ihren Anforderungen.

Für kleine bis mittlere Teams reicht meist eine schlanke VM oder ein kleiner Server; die offizielle Demo läuft z. B. mit 1 CPU und 512 MB RAM. Entscheidend sind Nutzerzahl, gleichzeitige Zugriffe und Upload-Volumen. WZ-IT macht mit Ihnen ein Sizing (CPU/RAM/Storage) anhand realer Nutzungsszenarien.

Typisch: Anforderungs- & Architektur-Workshop, Auswahl der Betriebsvariante (Managed Hosting oder BYOI), Installation (Linux, Webserver, DB, PHP), Absicherung (TLS, Hardening), Konfiguration (Branding, Rollen, E-Mail), Backup-/Monitoring-Konzept und Dokumentation. Optional folgen Schulungen und ein Support-/Wartungsvertrag, inklusive SLAs.

Ja. Wir übernehmen Betrieb, Updates, Backups, Monitoring und Wartung – auf unserer DSGVO-konform betreibbaren Infrastruktur (z. B. in Deutschland) oder in Ihrer Cloud/On-Prem-Umgebung. Je nach Service-Level sind 24/7-Monitoring, SLAs, telefonischer Support und individuelle Backup-Strategien enthalten. Details klären wir im Erstgespräch.

In den Einstellungen lassen sich u. a. Name, Logo und Registrierungsoptionen anpassen, zusätzlich können Sie per Theme-System Views, Texte, Icons und CSS überschreiben. WZ-IT unterstützt beim Einrichten eines CI-konformen Look & Feel (Logo, Farben, Login/Startseite, ggf. Custom HTML Head).

Ja. Es gibt eine offizielle 'Subdirectory Setup'-Anleitung für Apache und Nginx. Wichtig sind ein korrekt gesetztes APP_URL im .env sowie passende Rewrite-/Proxy-Regeln. WZ-IT richtet Subdirectory- oder Subdomain-Setups inklusive TLS für Sie ein.

Mehrere Instanzen auf einem Server sind problemlos möglich, solange jede Installation eine eigene Datenbank und eigenes Verzeichnis nutzt. Ein 'Multi-Tenant'-Betrieb aus einer Installation wird aktuell nicht offiziell unterstützt. WZ-IT plant mit Ihnen sinnvolle Trennungen (z. B. pro Business Unit oder Sicherheitszone).

Ansatz: saubere Basis (aktuelles PHP, OPcache, Caching/Sessions passend konfiguriert), optimierte DB-Parameter, richtige Storage-Wahl für Uploads und Monitoring der Engpässe. Bei wachsender Last können App- und DB-Ebene getrennt und ggf. horizontal skaliert werden. WZ-IT begleitet Kapazitätsplanung und Performance-Tuning.

Vor jedem Update sollten Datenbank und Upload-Verzeichnisse gesichert werden. Zudem muss die PHP-/Composer-Version zum jeweiligen Release passen. Sinnvoll sind ein Staging-System für Tests und das Lesen der 'Updating'-Hinweise zu Breaking Changes. WZ-IT übernimmt Updates auf Wunsch als wiederkehrenden Wartungsservice.

Mindestens sollten regelmäßig (z. B. täglich) Datenbank-Backups und Datei-Backups der Uploads erfolgen, vorzugsweise versioniert und offsite. Die offizielle Doku beschreibt, welche Verzeichnisse relevant sind. WZ-IT definiert mit Ihnen Intervalle, Aufbewahrungszeiten und Verschlüsselung – plus Überwachung der Backup-Jobs.

Ja. Wir führen regelmäßige Restore-Tests (Test-Rückspielen auf Staging) durch und können ein Disaster-Recovery-Konzept mit Ihnen entwickeln – etwa Wiederanlauf in zweiter Zone/Region oder auf anderer Infrastruktur. So wird klar, wie schnell Sie im Ernstfall mit BookStack wieder arbeitsfähig sind.

BookStack kann Bücher, Kapitel und Seiten u. a. als HTML, PDF und Plain-Text exportieren, sofern die Rolle über das Recht 'Export content' verfügt. Das eignet sich für Handouts, Audits oder Archivierung. Für Massenexporte oder Integrationen kann die REST-API genutzt werden.

Ja. Es steht eine REST-API mit Token-Authentifizierung zur Verfügung. API-Rechte sind an eine spezielle Rollenberechtigung ('Access system API') gekoppelt, d. h. Zugriffe respektieren das normale Rechte-System. WZ-IT integriert BookStack z. B. mit Portalen, Suchlösungen oder internen Tools.

BookStack bietet Webhooks, die bei Ereignissen HTTP-POST-Requests an externe Systeme senden (z. B. Discord, Teams, HomeAssistant, n8n). Damit lassen sich Workflows wie Benachrichtigungen, Syncs oder Trigger in Drittsystemen umsetzen. WZ-IT hilft bei Konzeption und Implementierung.

E-Mails werden über einen konfigurierten SMTP-Server versendet. Darüber laufen u. a. Nutzer-Einladungen, Passwort-Resets und optionale Benachrichtigungen. WZ-IT kümmert sich bei Bedarf um die Anbindung Ihres Mail-Gateways (inkl. TLS, Authentifizierung) und testet Mailflows im Rahmen der Inbetriebnahme.

Es gibt Export/Import-Funktionen (z. B. 'Portable ZIP'), außerdem können Inhalte über die REST-API importiert oder manuell aus Office/Markdown übernommen werden. Ein typischer Weg: Struktur-Mapping, Pilot-Migration eines Bereichs, dann sukzessive Übernahme der wichtigsten Inhalte. WZ-IT unterstützt beim Mapping, bei Skripten und beim Cutover-Plan.

Pragmatisch: Kleine VM/Server bereitstellen, BookStack nach offizieller Anleitung installieren, Basis-Konfiguration (Branding, Sprache, E-Mail), 1–2 Beispielbücher anlegen und mit einem Pilotteam testen. WZ-IT übernimmt auf Wunsch Installation, Grundkonfiguration und Schulung – oder stellt eine gehostete Testinstanz bereit.

Ja, wenn Sie Wert auf Self-Hosting, Transparenz und Kostenkontrolle legen. BookStack bietet einen klaren, reduzierten Funktionsumfang für Dokumentation und Wissen – ohne Marketplace-Ökosystem wie bei Confluence, dafür MIT-lizenziert und leicht betreibbar. WZ-IT unterstützt Sie bei der Evaluierung, inkl. Proof-of-Concept und Migrationsplan.

Notion ist ein SaaS-Dienst mit sehr flexiblen Inhalten, aber ohne Self-Hosting. BookStack ist klar als selbst gehostete Dokumentationsplattform konzipiert: nachvollziehbares Datenmodell, saubere Export-/API-Möglichkeiten und volle Infrastrukturkontrolle. Für datenschutzkritische Szenarien (z. B. EU-only) ist BookStack oft die geeignetere Wahl.

Wenn der Fokus auf Dateiablage, Office-Kollaboration oder revisionssicheren Dokumenten-Workflows liegt, sind Lösungen wie Nextcloud oder DMS-Systeme besser geeignet. BookStack spielt seine Stärken bei strukturierter, textzentrierter Dokumentation aus, in der Wissen verlinkt und durchsuchbar sein soll. WZ-IT kombiniert bei Bedarf BookStack und Nextcloud in einer Gesamtlösung.

BookStack ist als selbst gehostetes Wiki mit klarer Struktur eine solide Confluence-Alternative, wenn Sie mit einem fokussierteren Funktionsumfang leben können. Typisch: Anforderungen sammeln, Test-Instanz aufsetzen, Struktur-Mapping, Pilot-Migration, dann gestaffelter Umzug. WZ-IT begleitet Konzeption, Migration (API/Export) und Betrieb.

BookStack ist vergleichsweise ressourcenschonend; selbst die öffentliche Demo läuft auf 1 CPU/512 MB RAM. Für 50–100 Nutzer empfehlen wir i. d. R. eine dedizierte VM mit ausreichend RAM/CPU und reserviertem Storage für Uploads & Backups. Genaue Größen und Betriebskosten klären wir in einem Sizing- & Infrastruktur-Workshop.

SaaS-Wikis minimieren Betriebsaufwand, sind aber bei Datenstandort, Integrationen und Kostenstruktur weniger flexibel. BookStack erfordert eigenes Hosting, bietet dafür volle Kontrolle, Open-Source-Lizenz und gute Integrationsfähigkeit. Wenn Sie Betrieb auslagern möchten, kann WZ-IT BookStack als Managed Service bereitstellen.

Ja, BookStack kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn Infrastruktur, Zugriff, Protokollierung, Verschlüsselung und Löschkonzepte passend umgesetzt werden. Kritisch sind Standort (EU), Identitätsmanagement (MFA/SSO), Berechtigungen und Backups. WZ-IT unterstützt bei Architektur, Umsetzung technischer Maßnahmen und Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten.

Technisch ist es meist ein inhaltliches Projekt: Struktur definieren, wichtige Dokumente in Seiteninhalte überführen (Copy & Paste, ggf. Markdown-Konvertierung), ergänzende Dateien als Anhänge hochladen. Für größere Mengen können Skripte oder API-basierte Importe helfen. WZ-IT unterstützt bei Strukturdesign, Migrationsskripten und Schulung der Redakteure.

Typisch ist: BookStack authentifiziert über Keycloak (OIDC oder SAML2, Gruppen-Sync), Nextcloud bleibt Datei-/Collab-Plattform. BookStack verweist auf Nextcloud-Dateien oder bindet ausgewählte Dokumente als Anhänge ein. WZ-IT entwirft mit Ihnen eine Architektur mit gemeinsamen Rollen, SSO und einheitlichem Berechtigungsmodell.