WZ-IT betreibt Paperless AI als eigene Instanz in deutschen Rechenzentren, mit Updates, täglichem Backup, 24/7-Monitoring und persönlichem Ansprechpartner. Auf Wunsch installieren wir Paperless AI auch in Ihrer Cloud oder on-premises.
Paperless AI ist eine KI-gestützte Erweiterung für Paperless-NGX, die automatische Dokumentenklassifizierung, intelligentes Tagging und semantische Suche mittels Retrieval-Augmented Generation (RAG) ermöglicht.
Mit lokalen oder externen Modellanbietern kann Paperless AI Klassifikationsvorschläge und semantische Abfragen ergänzen. Datenflüsse, Modellwahl und fachliche Freigaben werden passend zum Dokumentenbestand festgelegt.
Analysiert neue Dokumente und schlägt Titel, Tags, Dokumenttyp und Korrespondenten vor. Für sensible Bestände werden Review- und Freigabeschritte vorgesehen.
Retrieval-Augmented Generation kann passende Dokumentabschnitte für semantische Abfragen bereitstellen. Qualität hängt von OCR, Indexierung, Retrieval und Modell ab.
AI Document Chat
Stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache: 'Wann habe ich meinen Mietvertrag unterschrieben?' oder 'Welche Dokumente erwähnen meine Krankenversicherung?'
Intelligentes Tagging
KI-gestützte Vorschläge für Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen auf Basis der extrahierten Inhalte.
Semantische Suche
Suchen Sie nach Bedeutung statt nur Schlüsselwörtern. Findet relevante Dokumente auch ohne exakte Übereinstimmung.
Manuelle Verarbeitung
Web-Interface für manuelle KI-gestützte Dokumenten-Analyse. Nützlich für sensible Dokumente mit individueller Prüfung.
Tag-Regeln & Filter
Definieren Sie Regeln für automatische Verarbeitung. Deaktivieren Sie Prompts und wenden Sie Tags automatisch an.
Privacy-First
Selbstgehostet mit Ollama-Integration - Ihre Dokumente bleiben auf Ihrem Server. Oder nutzen Sie OpenAI-kompatible APIs nach Ihren Datenschutz-Anforderungen.
Infrastruktur, Integration und Betrieb
Paperless AI als Teil Ihrer Infrastruktur
Wir stellen nicht nur eine Anwendung bereit. WZ-IT plant die technische Architektur, bindet Netzwerk und Identitäten an, übernimmt den vereinbarten Betrieb und entwickelt Integrationen weiter, wenn der Standard nicht ausreicht.
Architektur und Migration
Sizing, Zielumgebung, Datenübernahme, Cutover und Wiederanlauf werden vor dem produktiven Betrieb geklärt.
On-Premise
In Ihrem Rechenzentrum: Installation auf Bare-Metal, VM oder Docker · Integration in bestehendes Active Directory/LDAP
Cloud Installation
AWS, Azure, Hetzner & Co.: Installation auf AWS, Azure, GCP, Hetzner · Terraform/IaC Setup (optional) · Kubernetes oder Docker Compose · Kapazitäts- und Skalierungskonzept
Enterprise Setup
Erweiterte Architektur nach technischer und lizenzrechtlicher Prüfung: HA- und Wiederanlaufkonzept, soweit von Anwendung und Edition unterstützt · Protokollierung nach Funktionsumfang und Edition · Individuelle Security Policies
Netzwerk und Identity
SSO, sichere Zugänge, interne Systeme und vorhandene Security-Komponenten werden passend eingebunden.
VPN-Zugang
WireGuard, NetBird, Tailscale, Headscale, OpenVPN, Cloudflare Tunnel · Einfaches Client-Setup für alle Geräte
SSO Integration
Direkt oder über vorgeschalteten Identity-Layer
Multi-Faktor-Auth
Abhängig von Anwendung, Edition und Identity Provider
Firewall & Hardening
Fail2Ban, Rate Limiting, IP Whitelisting
Monitoring und Service Level
Updates, Backups, technische Überwachung und Reaktionswege folgen einem transparenten Betriebsumfang.
24/7 proaktives Monitoring
Updates und Patches
Regelmäßige Updates, CVE-Monitoring und priorisierte Patches bei kritischen Lücken
Tägliches Backup mit 7 Tagen Aufbewahrung
Persönlicher technischer Ansprechpartner
Integration und Weiterentwicklung
APIs, Automatisierungen und individuelle Erweiterungen können über die reine Bereitstellung hinaus umgesetzt werden.
Paperless-ngx API
Über die Paperless-API steuern wir den gesamten Workflow: Dokument-Ingest, Tag-Zuweisung, Metadaten-Extraktion.
Processing Hooks
Custom Hooks für Post-Processing: Nach der AI-Analyse können weitere Aktionen getriggert werden (Archivierung, Benachrichtigung).
LLM Prompt Engineering
Wir optimieren die LLM-Prompts für Ihre Dokumententypen: Rechnungen, Verträge, Korrespondenz - jeder Typ braucht spezifisches Prompting.
Full-Service Installation ohne versteckte Kosten
Leistungsumfang der Paperless AI-Einrichtung
Vollständige Installation & Konfiguration
SSL-Zertifikat & Reverse Proxy Setup
Backup-Strategie & Disaster Recovery
Performance-Optimierung & Tuning
Security Hardening nach OWASP
Monitoring & Logging Setup
Dokumentation & Best Practices
Administrator-Schulung (Remote)
30 Tage E-Mail Support inklusive
Persönlicher Ansprechpartner
Optionale Integration: LDAP/AD, SSO, MFA
Update-Strategie & Einführung Patch-Management
Der konkrete Umfang hängt von Anwendung, Edition, Infrastruktur und Kritikalität ab. Herstellerlizenzen und Sonderkomponenten werden separat ausgewiesen.
Anwendungsfälle
Paperless AI im Unternehmen einsetzen
Automatisierte Dokumentenverarbeitung
KI analysiert und klassifiziert Dokumente vollautomatisch mit Tags, Typen und Korrespondenten
Datenschutzkonforme KI
On-Premise KI mit Ollama - Ihre sensiblen Dokumente verlassen niemals Ihre Infrastruktur
Multi-Modell Setup
Kombinieren Sie verschiedene KI-Modelle für optimale Ergebnisse bei verschiedenen Dokumenttypen
Semantische Suche
Finden Sie Dokumente durch natürliche Fragen statt Keywords: "Wann habe ich meinen Mietvertrag unterschrieben?"
RAG-basierter Dokumenten-Chat
Chatten Sie mit Ihrem Dokumentenarchiv und erhalten Sie präzise Antworten mit Quellenangaben
Große Dokumentenmengen
Perfekt für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und komplexen Klassifizierungsanforderungen
Konkrete Use Cases
Paperless AI Entwicklung & Integration
Paperless-AI erweitert Paperless-ngx um LLM-Fähigkeiten. Wir entwickeln Custom Pipelines für Ihre spezifischen Dokumententypen.
Rechnungs-Datenextraktion
Problem
Eingehende Rechnungen müssen manuell in die Buchhaltung übertragen werden. Fehleranfällig und zeitaufwändig.
Lösung
LLM extrahiert strukturierte Daten (Betrag, USt, Lieferant, IBAN) und pusht sie an DATEV/SAP.
Vertrags-Klausel-Analyse
Problem
Juristen müssen jeden neuen Vertrag auf kritische Klauseln prüfen. Bei Volumen nicht machbar.
Lösung
AI-Analyse, die automatisch Risiko-Klauseln markiert (Haftung, Kündigungsfristen, Gerichtsstand) und zur Prüfung flaggt.
Korrespondenz-Routing
Problem
Eingehende Post (gescannt) muss manuell der richtigen Abteilung zugewiesen werden.
Lösung
AI klassifiziert Briefe nach Inhalt und routet automatisch: Beschwerden an Support, Bewerbungen an HR, Rechnungen an Finance.
Managed Hosting & Betrieb
Was kostet Paperless AI Hosting?
Compute, Anwendungen, Speicher und Reaktionszeit werden getrennt ausgewiesen. So sehen Sie, was im laufenden Betrieb enthalten ist und welche Anforderungen erst nach einem technischen Assessment angeboten werden.
Paperless AI kontrolliert in Ihre Infrastruktur einbetten
KI-Anwendungen benötigen neben der Oberfläche kontrollierte Modellzugänge, Wissensquellen, Berechtigungen und Beobachtbarkeit. Wir planen diese Datenflüsse als zusammenhängenden Stack.
Nutzer und angebundene Anwendungen
Teams, Fachanwendungen und API-Clients greifen über definierte Oberflächen und Schnittstellen zu.
Sicherer Zugang
TLS, Firewall-Regeln, Reverse Proxy oder private Netzwerkpfade werden passend zur Exposition der Plattform geplant.
Identitäten und Berechtigungen
Lokale Konten, SSO, Verzeichnisdienste, Service Accounts und Notfallzugänge werden mit klaren Rollen verbunden.
Paperless AI-Plattform
Anwendungslogik, Modellzugriffe, Rollen und freigegebene Funktionen laufen in einer kontrollierten Umgebung.
Modelle und Compute
Lokale oder externe Modelle, GPU-/CPU-Ressourcen, Routing, Limits und Kostenkontrolle.
Wissen und Daten
Dokumente, Datenbanken, Vektorsuche und nachvollziehbare Datenpfade für RAG und Suche.
Tools und Observability
Geprüfte Tools, APIs, Protokollierung, Metriken und technische Qualitätskontrollen.
Modelle, Erweiterungen und Datenquellen werden nicht pauschal freigeschaltet. Berechtigungen, Datenabfluss, Kosten und fachliche Kontrolle werden je Anwendungsfall bewertet.
Rolle im Gesamtsystem
Ergänzende Leistungen für Paperless AI
Diese Seite deckt Installation und vereinbarten Plattformbetrieb für Paperless AI ab. Eigener Code, die Zugriffsschicht und besondere Vertraulichkeitsanforderungen bleiben klar getrennte, bei Bedarf ergänzbare Verantwortungsbereiche.
Paperless AI Hosting kostet bei WZ-IT ab 99,90 € netto im Monat. Enthalten sind eine eigene Instanz der Größe XS (2 vCPU, 2 GB RAM, 40 GB NVMe SSD), Updates, tägliches Backup mit 7 Tagen Aufbewahrung, 24/7-Monitoring, 5 TB ausgehender Traffic und eine Erstreaktion auf kritische Störungen bis Ende des nächsten Arbeitstags. Größere Instanzen und höhere Service Levels kosten Aufpreis; der Konfigurator zeigt den Gesamtpreis.
Der Einstieg ist eine dedizierte Instanz der Größe XS mit 2 vCPU, 2 GB RAM, 40 GB NVMe SSD für 99,90 €; sie eignet sich für schlanke Anwendungen sowie Test- und Entwicklungsumgebungen. Größe S mit 2 vCPU, 4 GB RAM, 80 GB NVMe SSD kostet 129,90 €. Welche Größe Paperless AI im produktiven Betrieb braucht, prüfen wir vor der Bereitstellung. Größe M (4 vCPU, 8 GB RAM, 80 GB NVMe SSD) kostet zusätzlich 29,90 € netto, L (8 vCPU, 16 GB RAM, 80 GB NVMe SSD) zusätzlich 89,90 € netto und XL (16 vCPU, 32 GB RAM, 80 GB NVMe SSD) zusätzlich 199,90 € netto, jeweils im Monat. Zusätzlicher Speicher kostet 4,99 € netto je 50 GB und Monat.
Nein. WZ-IT begrenzt die Zahl der Nutzer nicht. Wie viele Nutzer gleichzeitig flüssig arbeiten, hängt von der Nutzung und der gewählten Instanzgröße XS bis XL ab.
Paperless AI Hosting ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit, mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende.
Wählbar sind Deutschland und die Schweiz, zu denselben Preisen und jeweils ohne US-Clouds. Die Rechenzentren sind ISO-27001-zertifiziert; in Deutschland betreiben wir zusätzlich bei einem deutschen Anbieter, dessen Rechenzentren BSI-C5-testiert sind. Die §203 Managed Cloud für Berufsgeheimnisträger ist nur in Deutschland verfügbar.
Eine produktive Instanz stellen wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach Vertragsabschluss bereit. Zum Ausprobieren richten wir eine Testinstanz ein, in der Regel am nächsten Werktag; sie läuft 7 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten.
Ja. Eine .de-Domain ist in jedem Hosting inklusive. Alternativ binden Sie Ihre eigene Domain oder Subdomain per CNAME-Eintrag ein.
Paperless-AI ist eine Open-Source-Erweiterung für Paperless-NGX. Sie ergänzt das Dokumentenmanagement um KI-gestützte Funktionen: automatische Dokumentenanalyse, intelligente Verschlagwortung, semantische Suche und Fragen-/Antwort-Funktion auf Basis eurer Dokumente.
Unter anderem: automatische Erkennung neuer Dokumente, KI-Analyse des Inhalts, automatische Vergabe von Meta-Daten (Titel, Tags, Dokumenttyp, Korrespondent), semantische Suche, Chat-/Q&A-Funktion über Dokumente, manuelle und automatische Verarbeitungsmodi sowie Unterstützung vieler KI-Backends (lokal oder Cloud).
Paperless-AI kann OpenAI-kompatible Endpunkte sowie lokale Modelle, zum Beispiel über Ollama, anbinden. Welche Dokumentinhalte die eigene Umgebung verlassen, hängt vom ausgewählten Modell-, Embedding- und Integrationsdienst ab.
Ja - Paperless-AI erweitert Paperless-NGX. Ohne eine laufende Paperless-NGX-Installation funktioniert Paperless-AI nicht.
Typisch über Docker oder Docker-Compose: Sie klonen das Paperless-AI-Repository, konfigurieren URL und API-Token Ihrer Paperless-NGX-Instanz, wählen ein KI-Backend und starten den Container. Sobald das System läuft, sind automatische Analyse und Chat-Funktion verfügbar.
Ja - sowohl neu importierte Dokumente als auch bereits vorhandene Dokumente können durch Paperless-AI analysiert und mit Meta-Daten versehen werden.
Ja - neben dem Automodus gibt es einen manuellen Modus über eine Weboberfläche, in dem Sie gezielt Dokumente auswählen und prüfen können.
Deutlich geringerer Zeitaufwand für Verschlagwortung und Klassifikation, bessere Konsistenz bei Metadaten, schnellere und präzisere Suche, einfache Wiederfindbarkeit und ein höheres Maß an Automatisierung - ideal bei großen Dokumentenmengen.
Paperless-AI kann vollständig lokal konfiguriert werden, zum Beispiel mit Ollama. Ob Dokumente und Metadaten die Umgebung verlassen, hängt jedoch von allen gewählten Modell-, Embedding- und Integrationsdiensten ab. Wir dokumentieren diese Datenflüsse und richten den Betrieb an Ihren Datenschutzanforderungen aus.
Paperless-AI lässt sich auf eigener Infrastruktur betreiben, zum Beispiel gemeinsam mit einem lokalen Modellserver. Für einen tatsächlich lokalen Datenfluss müssen auch Modelle, Embeddings und weitere Integrationen lokal oder entsprechend kontrolliert konfiguriert sein; die rechtliche Bewertung bleibt vom konkreten Einsatz abhängig.
Ja - Paperless-AI bietet eine moderne Web-Benutzeroberfläche, über die Sie Einstellungen vornehmen, Dokumente manuell verarbeiten und den AI-Chat nutzen können.
Ja - Paperless-AI lässt sich z. B. auch auf einem Synology NAS installieren (sofern Docker unterstützt wird) und funktioniert damit in vielen Heim- oder kleinen Firmenumgebungen.
Bei Nutzung von Cloud-Modellen gehen Dokumenteninhalte zumindest zeitweise an externe Anbieter - das kann datenschutzrelevant sein. Lokale Modelle sind datenschutzfreundlicher, benötigen jedoch ausreichend Hardware-Ressourcen. Unser AI Cube bietet die nötige GPU-Leistung für lokale KI-Inferenz. Außerdem empfiehlt sich ein Backup vor der ersten KI-Analyse.
Für Unternehmen, Organisationen oder Privatpersonen mit großen Dokumentenbeständen, die ihre Abläufe automatisieren wollen - z. B. Archive, Kanzleien, Buchhaltung, Versicherungen oder alle, die regelmäßige Dokumentenverarbeitung betreiben.
Ja - mit der semantischen Suche und der Chat-/Q&A-Funktion lassen sich Fragen an das Dokumentenarchiv stellen ('Wann war unsere letzte Rechnung von Firma X?', 'Welche Verträge laufen nächstes Jahr aus?' etc.) - nicht nur einfache Schlagwortsuche.
Sehr flexibel - Sie können Regeln festlegen, welche Dokumente automatisch analysiert werden, Ausgabe-Tags definieren, das KI-Modell wählen sowie manuelle oder automatische Verarbeitung auswählen.
Paperless-NGX selbst unterstützt PDFs, Bilder, Texte und Office-Dokumente; Paperless-AI übernimmt deren Inhalte und analysiert sie - damit lassen sich unterschiedlichste Dokumenttypen intelligent verwalten.
WZ-IT hat unsere Studio-Infrastruktur von dezentralen Einzelgeräten auf eine zentrale Plattform gehoben: Jeder Standort ist per VPN sicher angebunden, neue Geräte werden automatisiert onboardet und ein kompletter Standort wird per Vorlage provisioniert - ohne manuelle Schritte vor Ort. Was mich am meisten beeindruckt hat, ist die Breite und Tiefe des Wissens: Timo und Robin sind kein normaler IT-Dienstleister, der einen Server aufsetzt und wieder geht. Die beiden denken sich in hochkomplexe Infrastruktur- und Softwarethemen rein, arbeiten sich in jede Anforderung ein, die wir ihnen hinlegen, und bauen Vernetzung, Provisioning und Betrieb so auf, dass am Ende alles zusammenpasst. WZ-IT ist ein hervorragender Partner, wenn es um komplexe Software-, Netzwerk- und Architekturprojekte geht.
WZ-IT plant, entwickelt und betreibt Infrastruktur und Software für Kunden in Deutschland und international. Projekte setzen wir remote um und begleiten sie auch nach dem Go-live im laufenden Betrieb.
Nennen Sie kurz Ausgangslage und Ziel für Paperless AI. Wir ordnen Infrastruktur, Integration und laufenden Betrieb ein.
Direkt mit Timo und Robin - kein Vertrieb, kein Sales-Pitch
Fachliche Einschätzung Ihrer Situation
Konkrete nächste Schritte für Infrastruktur, Software oder KI
Das Gespräch ist unverbindlich und kostenlos.
Die Beratung von WZ-IT zu unserer Azure-Migration war schon im Erstgespräch fachlich sehr fundiert und völlig unverbindlich - wir haben eine Menge mitgenommen.
Die Beratung von WZ-IT zu unserer Azure-Migration war schon im Erstgespräch fachlich sehr fundiert und völlig unverbindlich - wir haben eine Menge mitgenommen.
