Wir nehmen auf, wo Ihr Wissen heute liegt und wer es braucht. Während der Auswahl probieren Sie BookStack, XWiki, Docmost und Wiki.js in eigenen Demo-Instanzen aus, wir vergleichen sie mit Ihren Inhalten und liefern eine begründete Entscheidung. Danach führen wir das Wiki ein und betreiben es auf Wunsch in Deutschland.
Unternehmen weltweit vertrauen WZ-IT
Die genannten Namen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber: BookStack (Dan Brown (BookStack project)), XWiki (XWiki SAS and the XWiki project), Docmost (the Docmost project), Wiki.js (Requarks (Nicolas Giard)). WZ-IT ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen, partnerschaftlichen oder vertraglichen Beziehung zu diesen Unternehmen. Wir bieten unabhängige Migrations-, Installations-, Hosting- und Betriebsdienstleistungen an.
Ausgangslage
Am Ende steht eine begründete Entscheidung, die Geschäftsführung, Fachbereiche und IT gemeinsam tragen. Die Vorlage gehört Ihnen und ist auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Ihre Kriterien nach Bedeutung gewichtet: Struktur, Rechte, gemeinsames Bearbeiten, Suche, Import, Anmeldung und Betrieb.
Lizenzkosten aus Herstellerangaben, Grenzen der freien Editionen wie fehlendes Single Sign-on, Betriebsmodell und laufende Kosten.
Wie Ihr Bestand aus Confluence, SharePoint oder Dateiablage umzieht und welches System wir mit welcher Begründung empfehlen.
Herstellerneutral unter selbst betreibbarer Software: Passt ein SaaS-Produkt klar besser, steht das in der Empfehlung. WZ-IT bietet Einführung und Betrieb an, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Die Auswahl findet remote statt, Termine vor Ort sind gegen Reisekosten möglich. Ihre bestehenden Systeme bleiben unverändert.
Quellen, Zielgruppen, Dokumentationsarten, vorhandene Identitäten wie Active Directory oder Entra ID und Schutzbedarf je Bereich erfassen.
Mit Fachbereichen und IT festlegen, was zählt: Struktur, Rechte, gemeinsames Bearbeiten, Suche, Import, Anmeldung und Betrieb.
Sie erhalten Demo-Instanzen von BookStack, XWiki, Docmost und Wiki.js mit Beispielinhalten. Parallel prüfen wir Editionen, Lizenzkosten, Single Sign-on, Migrationswerkzeuge und Betriebsmodell.
Zusätzlich zeigen wir zwei Finalisten mit Ihren eigenen Beispielinhalten, nehmen Rückmeldungen auf und übergeben die Entscheidungsvorlage.
Die Auswahl betrachtet nicht nur Funktionen, sondern Lizenzgrenzen, Anmeldung, Migration und Betrieb. Kandidaten sind BookStack, XWiki, Docmost und Wiki.js, alle vier stehen Ihnen während der Auswahl als Demo-Instanz zur Verfügung. Outline bewerten wir als Option für den Betrieb durch Ihre eigene IT, ohne gehostete Demo.
Quellen, Zielgruppen, Identitäten und Schutzbedarf je Bereich; Kriterien gemeinsam mit Fachbereichen und IT gewichtet.
BookStack, XWiki, Docmost und Wiki.js mit Beispielinhalten, von WZ-IT bereitgestellt, zum Ausprobieren für die Dauer der Auswahl.
Editionen und Kosten nach Herstellerangaben, Grenzen wie Single Sign-on erst in kostenpflichtigen Stufen.
Weg aus Confluence, SharePoint, Dateiablage oder einem Altwiki einschließlich Rechten.
Hosting in deutschen Rechenzentren, Ihre Infrastruktur oder ein lokaler Server, mit Update- und Backupkonzept.
Zusätzlich zwei Systeme mit Ihren eigenen Beispielinhalten, bevor Sie entscheiden.
Leistungsgrenze
Preis
Umfang und Preis der Auswahl stehen vor der Beauftragung fest. Den Umfang der Einführung kennen wir erst nach der Bestandsaufnahme, deshalb erhalten Sie das Angebot dafür zusammen mit der Entscheidungsvorlage.
Wiki-Auswahl
ab 3.900 €
netto, einmalig
Wird auf die Einführung angerechnet, wenn Sie diese innerhalb von 6 Monaten zum selben Thema beauftragen.
Für Organisationen vor der Entscheidung, auch als Vorbereitung einer Confluence-Ablösung.
Ergebnis: Entscheidungsvorlage mit gewichteter Matrix, Lizenzkosten aus Herstellerangaben, Migrationspfad, Betriebsmodell und Empfehlung.
Wiki-Einführung
Auf Angebot
Angebot mit der Entscheidungsvorlage
Das gewählte System mit Struktur, Pilot, Migration und Schulung einführen und in den Betrieb überführen.
Bausteine
Ergebnis: Laufendes Wiki mit Abnahme, migriertem Bestand und geregeltem Betrieb.
Remote ist Standard, Termine vor Ort berechnen wir mit Reisekosten. Lizenzen für kostenpflichtige Editionen kaufen Sie direkt beim Hersteller. Die Entscheidungsvorlage gehört Ihnen und ist auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Angebote richten sich an Unternehmen.
Nach der Entscheidung führen wir das Wiki ein und betreiben es auf Wunsch in deutschen Rechenzentren oder auf Ihrer Infrastruktur. Ein gepflegtes Wiki mit sauberer Rechtestruktur ist zugleich die Grundlage für eine KI-Suche.
Updates, Backups mit Wiederherstellungstest und Überwachung für das gewählte Wiki.
Betrieb ansehenab 9.900 € nettoPrüfen, ob Fragen an den Wiki-Bestand mit Quellenangabe verlässlich beantwortet werden.
RAG Proof of Value ansehenab 34.900 € nettoFragen an Wiki und weitere Quellen unter Beachtung der Rechte, produktiv betrieben.
Wissensassistent ansehenKosten, Demo-Instanzen, Systemwahl, Confluence-Migration und Betrieb
Die Wiki-Auswahl kostet ab 3.900 € netto. Sie umfasst Bestandsaufnahme, gewichtete Kriterien, Demo-Instanzen aller vier Kandidaten zum Ausprobieren, die Prüfung der Lizenz- und Betriebsgrenzen und die Vorführung von zwei Finalisten. Das Angebot für die Einführung erhalten Sie mit der Entscheidungsvorlage. Der Auswahlpreis wird angerechnet, wenn Sie die Einführung innerhalb von 6 Monaten zum selben Thema beauftragen.
Ja. Während der Auswahl stellt WZ-IT Demo-Instanzen von BookStack, XWiki, Docmost und Wiki.js mit Beispielinhalten bereit. Ihre Mitarbeitenden probieren alle vier Systeme selbst aus, ohne sich vorher auf eines festzulegen; die Demo-Instanzen stehen für die Dauer der Auswahl zur Verfügung. Die zwei Finalisten führen wir zusätzlich mit Ihren eigenen Beispielinhalten vor. Outline bewerten wir nur in der Entscheidungsmatrix, weil die Lizenz den Betrieb als Dienstleistung ausschließt.
Das entscheiden Struktur, Rechte, Anmeldung und Betrieb eher als Funktionslisten. BookStack gibt mit Regalen, Büchern und Kapiteln eine feste Ordnung vor und passt zu Handbüchern und IT-Dokumentation. XWiki trägt viele Bereiche, feine Rechte und strukturierte Daten. Docmost bietet gleichzeitiges Bearbeiten, Single Sign-on gibt es dort aber erst in der kostenpflichtigen Business-Edition. Wiki.js passt zu technischer Dokumentation mit Git. Die Auswahl gewichtet diese Unterschiede nach Ihren Anforderungen.
Ja. Confluence exportiert Spaces als XML mit Seiten, Kommentaren und Anhängen. Für XWiki gibt es ein Migrationswerkzeug des Herstellers, das auch Nutzer, Gruppen und Rechte übernimmt. Docmost importiert Confluence ab der Business-Edition. BookStack und Wiki.js haben keinen Confluence-Import, dort läuft die Migration über Skripte und die API. Welcher Weg trägt, steht im Migrationspfad der Entscheidungsvorlage.
Seit dem 30.03.2026 verkauft Atlassian keine Data-Center-Abonnements mehr an Neukunden. Bestandskunden können Lizenzen und Erweiterungen bis zum 30.03.2028 kaufen. Am 28.03.2029 endet Data Center, die Instanzen sind danach nur noch lesbar (Atlassian, Data Center End of Life). Wer nicht in die Atlassian Cloud wechseln will, plant Auswahl und Pilot deshalb früh.
Meist fehlen Verantwortliche je Bereich, eine verständliche Struktur und klare Regeln, was ins Wiki gehört und was in Chat oder Ablage. Die Einführung legt deshalb Struktur, Rollen und einen Redaktionsprozess mit Prüfintervallen fest und schult Key-User. Die Auswahl prüft vorab, welches System zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Herstellerneutral unter selbst betreibbarer Software: Lizenzen kaufen Sie direkt beim Hersteller, nicht über uns. Passt ein SaaS-Produkt klar besser, steht das in der Empfehlung. WZ-IT bietet Einführung und Betrieb an, die Entscheidungsvorlage ist aber auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Ja. BookStack, XWiki, Docmost und Wiki.js betreiben wir als Managed Open Source ab ab 129,90 € netto / Workload und Monat in deutschen Rechenzentren, auf Ihrer Infrastruktur oder auf einem lokalen Server. Outline bewerten wir nur für den Betrieb durch Ihre eigene IT, weil die Lizenz den Betrieb als Dienstleistung ausschließt.
Wiki-Auswahl anfragen
Nennen Sie kurz Quellen, ungefähre Nutzerzahl und Anlass. Wir bestätigen den Umfang der Auswahl vor der Beauftragung.
Verständlich erklärt, sauber eingeordnet und danach umgesetzt.
“WZ-IT hat unsere Studio-Infrastruktur von dezentralen Einzelgeräten auf eine zentrale Plattform gehoben: Jeder Standort ist per VPN sicher angebunden, neue Geräte werden automatisiert onboardet und ein kompletter Standort wird per Vorlage provisioniert - ohne manuelle Schritte vor Ort. Was mich am meisten beeindruckt hat, ist die Breite und Tiefe des Wissens: Timo und Robin sind kein normaler IT-Dienstleister, der einen Server aufsetzt und wieder geht. Die beiden denken sich in hochkomplexe Infrastruktur- und Softwarethemen rein, arbeiten sich in jede Anforderung ein, die wir ihnen hinlegen, und bauen Vernetzung, Provisioning und Betrieb so auf, dass am Ende alles zusammenpasst. WZ-IT ist ein hervorragender Partner, wenn es um komplexe Software-, Netzwerk- und Architekturprojekte geht.”

Steve Kirchner
Geschäftsführer, nextGYM GmbH

Ob konkrete IT-Herausforderung oder einfach eine Idee - wir freuen uns auf den Austausch. In einem kurzen Gespräch prüfen wir gemeinsam, ob und wie Ihr Projekt zu WZ-IT passt.