WZ-IT betreibt Paperless-NGX als eigene Instanz in deutschen Rechenzentren, mit Updates, täglichem Backup, 24/7-Monitoring und persönlichem Ansprechpartner. Auf Wunsch installieren wir Paperless-NGX auch in Ihrer Cloud oder on-premises.
Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagementsystem, das eingescannte und digitale Dokumente per OCR erschließt und durchsuchbar verwaltet.
Regeln und lernende Zuordnungen können Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen vorschlagen. Qualität und fachliche Freigaben hängen vom Dokumentbestand und Ihren Prozessen ab.
Organisieren und indizieren Sie Ihre Dokumente automatisch mit Tags, Korrespondenten, Typen und benutzerdefinierten Feldern.
Kontrollierbarer Datenstandort
Bei selbst gehostetem Betrieb bestimmen Sie Datenstandort und Zugriffswege. Externe Mail-, Speicher- oder KI-Dienste werden als eigene Datenflüsse bewertet.
OCR-Texterkennung
Die OCR-Verarbeitung macht geeignete gescannte Dokumente inhaltlich durchsuchbar; die Erkennungsqualität hängt von Vorlage, Sprache und Scan ab.
Mehrsprachige OCR
Die Tesseract-Engine kann mit verschiedenen Sprachpaketen für den jeweiligen Dokumentbestand konfiguriert werden.
PDF/A-Archivierung
Paperless-ngx kann neben Originalen Archivdateien erzeugen. Format, Aufbewahrung und rechtliche Anforderungen werden für den Einsatz abgestimmt.
Maschinelles Lernen
Regeln und lernende Zuordnungen unterstützen die Klassifikation; wichtige Ergebnisse können weiterhin fachlich kontrolliert werden.
Vielfältige Formate
PDF, Bilder und weitere Formate können je nach installierten Parsern und Konvertern verarbeitet werden.
Moderne Web-App
Intuitive Benutzeroberfläche mit Dashboard, Drag-and-Drop-Upload und erweiterten Suchfunktionen.
Workflow-System
Leistungsstarke Workflows und integrierte Integritätsprüfung für Ihr Dokumentenarchiv.
Betrieb statt Einzelinstallation
Paperless-ngx als verlässlichen Dokumentenprozess betreiben
Ein produktives Dokumentenarchiv besteht aus Anwendung, OCR, Datenbank, Queue, Speicher, Importkanälen und Backups. Wir stimmen diese Komponenten auf Dokumentvolumen und Arbeitsabläufe ab.
Dokumentenplattform
Paperless-ngx, Datenbank, Queue und Konfiguration werden reproduzierbar und updatefähig betrieben.
OCR und Verarbeitung
Sprachen, Worker, Dateiformate und Importregeln werden an Dokumente und Durchsatz angepasst.
Import und Workflows
Scanner, E-Mail, API, Verzeichnisse und optionale KI-Dienste werden kontrolliert angebunden.
Schutz und Wiederherstellung
Monitoring, Backups, Updates und Integritätsprüfungen schützen das technische Archiv.
Bereich
Verantwortung im Dokumentenbetrieb
Technischer Betrieb ersetzt keine fachliche Aufbewahrungs- oder Berechtigungsentscheidung.
Bereich
Verantwortung
Leistung und Abgrenzung
Plattform und OCR-Stack
WZ-IT
Betrieb von Anwendung, Datenbank, Redis, OCR-Komponenten und vereinbarten Importdiensten.
Updates und Monitoring
WZ-IT
Kontrollierte Aktualisierung, technische Überwachung und Incident-Bearbeitung nach Service Level.
Backups und Restore
WZ-IT
Sicherung von Dokumenten, Datenbank und Konfiguration sowie geplante Wiederherstellungsprüfungen.
Bestandsmigration und Import
Gemeinsam
WZ-IT baut Importpfade und Testläufe, der Kunde bewertet Quellen, Dubletten und Vollständigkeit.
Rollen und Zugriff
Gemeinsam
Technische Rollen und SSO werden integriert; fachliche Zugriffsregeln werden gemeinsam festgelegt.
Aufbewahrung und Dokumentenklassen
Kunde
Der Kunde verantwortet Fristen, Kategorien, rechtliche Anforderungen und Freigabeprozesse.
Individuelle Workflows und KI
Optional durch WZ-IT
API-Automatisierung, spezielle Parser oder lokale KI-Erweiterungen können separat umgesetzt werden.
Infrastruktur, Integration und Betrieb
Paperless-NGX als Teil Ihrer Infrastruktur
Wir stellen nicht nur eine Anwendung bereit. WZ-IT plant die technische Architektur, bindet Netzwerk und Identitäten an, übernimmt den vereinbarten Betrieb und entwickelt Integrationen weiter, wenn der Standard nicht ausreicht.
Architektur und Migration
Sizing, Zielumgebung, Datenübernahme, Cutover und Wiederanlauf werden vor dem produktiven Betrieb geklärt.
On-Premise
In Ihrem Rechenzentrum: Installation auf Bare-Metal, VM oder Docker · Integration in bestehendes Active Directory/LDAP
Cloud Installation
AWS, Azure, Hetzner & Co.: Installation auf AWS, Azure, GCP, Hetzner · Terraform/IaC Setup (optional) · Kubernetes oder Docker Compose · Kapazitäts- und Skalierungskonzept
Bestehende Paperless-NGX-Umgebung übernehmen
Wir analysieren Ihre vorhandene Paperless-NGX-Umgebung, planen die Zielarchitektur und sichern die Umstellung mit Backup und Rückfalloption ab.
Enterprise Setup
Erweiterte Architektur nach technischer und lizenzrechtlicher Prüfung: HA- und Wiederanlaufkonzept, soweit von Anwendung und Edition unterstützt · Protokollierung nach Funktionsumfang und Edition · Individuelle Security Policies
Netzwerk und Identity
SSO, sichere Zugänge, interne Systeme und vorhandene Security-Komponenten werden passend eingebunden.
Secure Access & Vernetzung
NetBird, WireGuard sowie Standort- und Cloud-Anbindung · Einfaches Client-Setup für alle Geräte
Zentrale Regeln für Benutzer, Gruppen und administrative Zugriffe
Reverse Proxy & Hardening
TLS, Firewall, Rate Limiting und nachvollziehbare Zugriffe
Monitoring und Service Level
Updates, Backups, technische Überwachung und Reaktionswege folgen einem transparenten Betriebsumfang.
24/7 proaktives Monitoring
Updates und Patches
Regelmäßige Updates, CVE-Monitoring und priorisierte Patches bei kritischen Lücken
Tägliches Backup mit 7 Tagen Aufbewahrung
Persönlicher technischer Ansprechpartner
Integration und Weiterentwicklung
APIs, Automatisierungen und individuelle Erweiterungen können über die reine Bereitstellung hinaus umgesetzt werden.
REST API Integration
Wir verbinden Paperless mit der Außenwelt. Uploads direkt aus dem Scanner, Abruf von Dokumenten für das Kundenportal oder Bulk-Exporte für Audits - alles programmatisch gesteuert.
Post-Consumption Hooks
Das Killer-Feature: Nach dem OCR-Prozess führt Paperless unsere Skripte aus. Wir analysieren den Textinhalt und entscheiden: Ist das eine Rechnung? Dann ab zur Bank-API. Ist es ein Vertrag? Dann E-Mail an Legal.
Custom Parsers
Wenn Standard-OCR scheitert (z.B. bei speziellen Barcodes oder handschriftlichen Formularen), integrieren wir spezialisierte Parser oder KI-Vision-Modelle in die Pipeline.
Full-Service Installation ohne versteckte Kosten
Leistungsumfang der Paperless-NGX-Einrichtung
Vollständige Installation & Konfiguration
SSL-Zertifikat & Reverse Proxy Setup
Backup-Strategie & Disaster Recovery
Performance-Optimierung & Tuning
Security Hardening nach OWASP
Monitoring & Logging Setup
Dokumentation & Best Practices
Administrator-Schulung (Remote)
30 Tage E-Mail Support inklusive
Persönlicher Ansprechpartner
Optionale Integration: LDAP/AD, SSO, MFA
Update-Strategie & Einführung Patch-Management
Der konkrete Umfang hängt von Anwendung, Edition, Infrastruktur und Kritikalität ab. Herstellerlizenzen und Sonderkomponenten werden separat ausgewiesen.
Anwendungsfälle
Paperless-NGX im Unternehmen einsetzen
Mittelständische Unternehmen
Digitalisierung der Dokumentenverwaltung mit kontrollierbarem Datenstandort und klaren Zugriffswegen
Sensible Dokumentenbestände
Technische Schutzmaßnahmen für Organisationen mit besonderen Datenschutz- und Berechtigungsanforderungen
Hybrid-Cloud Setups
Kontrollierte Verbindung von On-Premise-Quellen mit Cloud- oder Rechenzentrumsbetrieb
Verteilte Teams
Abgestimmte Zugriffswege für verteilte Teams, optional über VPN oder Zero-Trust-Zugang
Aufbewahrung & Archivprozesse
Technische Unterstützung für definierte Aufbewahrungs-, Export- und Kontrollprozesse
Abteilungs-Lösungen
Dedizierte Installationen für HR, Buchhaltung oder Vertriebs-Teams
KI-Erweiterung
Paperless-NGX mit KI erweitern
Optionale KI-Dienste werden passend zu Datenstandort, Berechtigungen und Qualitätsanforderungen integriert
Paperless ist genial zum Archivieren. Aber mit Scripting wird es zum Motor für Geschäftsprozesse. Wir nutzen die Schnittstellen, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern Aktionen auszulösen.
Auto-Pay via FinTS
Problem
Rechnungen werden gescannt, müssen aber dann manuell im Online-Banking überwiesen werden.
Lösung
Ein Post-Consumption Script extrahiert IBAN und Betrag (RegEx/AI), erstellt eine XML-Überweisung und pusht diese (nach Freigabe) an die Bank-API.
RegEx & AI Tagging
Problem
Standard-Matching ist zu ungenau. Dokumente landen im falschen Kontext.
Lösung
Implementierung komplexer Tagging-Logik. Z.B. 'Wenn Datum > 2024 UND enthält Projektnummer X, dann Tagge mit Projekt-X und verschiebe in Ordner Y'.
Steuerberater-Export
Problem
Am Monatsende müssen alle Rechnungen mühsam zusammengesucht und gezippt werden.
Lösung
Ein Cronjob sucht alle Dokumente mit Tag 'Rechnung' und 'Diesen Monat', erstellt ein ZIP mit sinnvoller Benennung und lädt es in den Shared-Folder des Steuerberaters.
Managed Hosting & Betrieb
Was kostet Paperless-NGX Hosting?
Compute, Anwendungen, Speicher und Reaktionszeit werden getrennt ausgewiesen. So sehen Sie, was im laufenden Betrieb enthalten ist und welche Anforderungen erst nach einem technischen Assessment angeboten werden.
Paperless-ngx nach Dokumentmenge und OCR-Last auslegen
Archivgröße, täglicher Eingang, Seitenzahl, OCR-Sprachen, Vorschauen und parallele Nutzer wirken sich unterschiedlich auf Compute und Speicher aus.
Orientierung für den Einstieg
Nutzungsszenario
Technischer Startpunkt
Wichtige Einflussfaktoren
Kleines Team und laufender Dokumenteingang
S oder M plus Dokumentenspeicher
Geeignet für überschaubare Archive und normale OCR-Verarbeitung.
Mehrere Nutzer und regelmäßige OCR-Stapel
M oder L plus Speicher
Worker-Zahl, Seitenumfang, Dateiformate und Suchlast werden berücksichtigt.
Große Bestandsmigration
Individuelle Architektur
Temporäre OCR-Kapazität, Importkontrolle, Dubletten und Validierung werden geplant.
Kritisches Archiv oder KI-Erweiterung
Individuelle Architektur
Wiederherstellung, Zugriffsschutz, zusätzliche Modelle und GPU-Bedarf werden getrennt bewertet.
Der Standardpreis deckt einen typischen Workload ab. Größere Archive, Massenmigrationen und KI-Komponenten werden passend dimensioniert.
Sizing und Bereitstellung
Bereitstellung für Archiv und Datenwege
Paperless-ngx kann vollständig durch WZ-IT, in Ihrer Cloud, On-Premise oder hybrid mit bestehenden Importquellen betrieben werden.
WZ-IT Managed Hosting
Betrieb auf europäischer Infrastruktur mit Compute, Dokumentenspeicher, Backup und Service Level.
Eigener Cloud-Account
Betrieb in Ihrer Cloud mit Einbindung vorhandener Netzwerk-, Speicher- und Security-Dienste.
On-Premise
Installation und Betrieb auf Ihrer Virtualisierung oder Ihren Servern.
Hybrid mit Importquellen
Sichere Anbindung von Scannern, Mailboxen, Fileshares und weiteren Dokumentenquellen.
Zielarchitektur
Dokumente vom Eingang bis zur Wiederherstellung planen
Wir betrachten Import, OCR, Klassifikation, Zugriff, Speicherung und Backup als einen durchgängigen Datenfluss.
Dokumentenquellen
Scanner, E-Mail, Upload, API und überwachte Importverzeichnisse.
Sicherer Zugang
TLS, Reverse Proxy, Netzwerkregeln und optional private Zugänge über NetBird oder VPN.
Identitäten und Rollen
Lokale Konten oder SSO mit abgestimmten Rollen, Gruppen und Administrationszugängen.
Paperless-ngx
Konsumierung, OCR, Suche, Workflows und kontrollierte Dokumentenverwaltung.
PostgreSQL und Redis
Metadaten, Aufgabenwarteschlangen und belastbare Hintergrundverarbeitung.
Dokumentenspeicher und Backup
Originale, Archivformate, Exporte und verschlüsselte Offsite-Sicherungen.
Import, API und optionale KI
Scanner, Mail, Fachsysteme, Post-Consumption Hooks und separat bewertete KI-Dienste.
Ob ein Setup rechtliche Anforderungen an Archivierung oder Aufbewahrung erfüllt, hängt von Prozessen und Konfiguration ab und wird nicht allein durch die Software garantiert.
Rolle im Gesamtsystem
Ergänzende Leistungen für Paperless-NGX
Diese Seite deckt Installation und vereinbarten Plattformbetrieb für Paperless-NGX ab. Die Auswahl von Archiv und Signatur davor, die Zugriffsschicht und besondere Vertraulichkeitsanforderungen sind getrennte, bei Bedarf ergänzbare Bausteine.
Antworten zu Migration, OCR, Speicher und Betrieb.
Paperless-NGX Hosting kostet bei WZ-IT ab 99,90 € netto im Monat. Enthalten sind eine eigene Instanz der Größe XS (2 vCPU, 2 GB RAM, 40 GB NVMe SSD), Updates, tägliches Backup mit 7 Tagen Aufbewahrung, 24/7-Monitoring, 5 TB ausgehender Traffic und eine Erstreaktion auf kritische Störungen bis Ende des nächsten Arbeitstags. Größere Instanzen und höhere Service Levels kosten Aufpreis; der Konfigurator zeigt den Gesamtpreis.
Der Einstieg ist eine dedizierte Instanz der Größe XS mit 2 vCPU, 2 GB RAM, 40 GB NVMe SSD für 99,90 €; sie eignet sich für schlanke Anwendungen sowie Test- und Entwicklungsumgebungen. Größe S mit 2 vCPU, 4 GB RAM, 80 GB NVMe SSD kostet 129,90 €. Welche Größe Paperless-NGX im produktiven Betrieb braucht, prüfen wir vor der Bereitstellung. Größe M (4 vCPU, 8 GB RAM, 80 GB NVMe SSD) kostet zusätzlich 29,90 € netto, L (8 vCPU, 16 GB RAM, 80 GB NVMe SSD) zusätzlich 89,90 € netto und XL (16 vCPU, 32 GB RAM, 80 GB NVMe SSD) zusätzlich 199,90 € netto, jeweils im Monat. Zusätzlicher Speicher kostet 4,99 € netto je 50 GB und Monat.
Nein. WZ-IT begrenzt die Zahl der Nutzer nicht. Wie viele Nutzer gleichzeitig flüssig arbeiten, hängt von der Nutzung und der gewählten Instanzgröße XS bis XL ab.
Paperless-NGX Hosting ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit, mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende.
Wählbar sind Deutschland und die Schweiz, zu denselben Preisen und jeweils ohne US-Clouds. Die Rechenzentren sind ISO-27001-zertifiziert; in Deutschland betreiben wir zusätzlich bei einem deutschen Anbieter, dessen Rechenzentren BSI-C5-testiert sind. Die §203 Managed Cloud für Berufsgeheimnisträger ist nur in Deutschland verfügbar.
Eine produktive Instanz stellen wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach Vertragsabschluss bereit. Zum Ausprobieren richten wir eine Testinstanz ein, in der Regel am nächsten Werktag; sie läuft 7 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten.
Ja. Eine .de-Domain ist in jedem Hosting inklusive. Alternativ binden Sie Ihre eigene Domain oder Subdomain per CNAME-Eintrag ein.
Ja. Wir prüfen Version, Datenbank, Dokumentenspeicher, Consume-Verzeichnisse, OCR-Sprachen und Integrationen und planen anschließend Backup, Testmigration und Cutover.
Je nach Quelle über überwachte Verzeichnisse, Exportdateien, API oder einen kontrollierten Migrationslauf. Bei großen Beständen planen wir Stichproben, Dublettenbehandlung und eine nachvollziehbare Abschlusskontrolle.
Nein. OCR-Qualität hängt von Scan, Sprache, Layout und Ausgangsformat ab. Regeln und automatische Zuordnungen werden getestet; fachlich wichtige Ergebnisse sollten weiterhin kontrolliert werden.
Bei einer rein lokalen Konfiguration ja. Werden externe Mail-, Speicher-, Automatisierungs- oder KI-Dienste angebunden, entstehen bewusst zusätzliche Datenflüsse, die wir transparent dokumentieren und absichern.
Das hängt von Originaldateien, Archivformaten, Vorschauen, Wachstum und Aufbewahrung ab. Der Konfigurator bietet einen Startpunkt; größere Bestände dimensionieren wir anhand einer Dokumentstichprobe oder Bestandsanalyse.
Ja, abhängig von der gewünschten Identity-Architektur und den eingesetzten Komponenten. Wir binden bestehende Identity Provider an und stimmen Rollen sowie Notfallzugänge ab.
Nein. Revisions- und Aufbewahrungsanforderungen entstehen aus Technik, Konfiguration und organisatorischen Prozessen. Wir unterstützen die technische Umsetzung, geben aber keine pauschale rechtliche Konformitätszusage.
Paperless-ngx importiert Dokumente, erzeugt durchsuchbare Texte per OCR und organisiert Inhalte über Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags und Workflows. Die Ergebnisqualität hängt von Ausgangsdokumenten und Konfiguration ab.
Für die Upstream-Software fällt derzeit keine klassische Herstellerlizenz an. Berechnet werden Infrastruktur, Einrichtung, Migration, Betrieb und optional angebundene Dienste; maßgeblich bleibt die eingesetzte Version und deren Lizenz.
Wir sichern Datenbank, Originale, Archivdateien, Konfiguration und relevante Schlüssel konsistent. Ein belastbares Konzept umfasst zusätzlich Aufbewahrung, Offsite-Kopie, Monitoring der Jobs und vereinbarte Restore-Tests.
Ja. Je nach Sicherheits- und Prozessanforderung richten wir Mailabruf, überwachte Importverzeichnisse, SFTP, API oder Automatisierungen ein und dokumentieren die entstehenden Datenflüsse.
Optional. Klassifikation, Vorschläge oder Suche können über lokale oder externe Modelle ergänzt werden. Modell, Datenfluss, Kosten und fachliche Kontrolle werden getrennt vom Paperless-ngx-Kern bewertet.
WZ-IT hat unsere Studio-Infrastruktur von dezentralen Einzelgeräten auf eine zentrale Plattform gehoben: Jeder Standort ist per VPN sicher angebunden, neue Geräte werden automatisiert onboardet und ein kompletter Standort wird per Vorlage provisioniert - ohne manuelle Schritte vor Ort. Was mich am meisten beeindruckt hat, ist die Breite und Tiefe des Wissens: Timo und Robin sind kein normaler IT-Dienstleister, der einen Server aufsetzt und wieder geht. Die beiden denken sich in hochkomplexe Infrastruktur- und Softwarethemen rein, arbeiten sich in jede Anforderung ein, die wir ihnen hinlegen, und bauen Vernetzung, Provisioning und Betrieb so auf, dass am Ende alles zusammenpasst. WZ-IT ist ein hervorragender Partner, wenn es um komplexe Software-, Netzwerk- und Architekturprojekte geht.
WZ-IT plant, entwickelt und betreibt Infrastruktur und Software für Kunden in Deutschland und international. Projekte setzen wir remote um und begleiten sie auch nach dem Go-live im laufenden Betrieb.
Nennen Sie kurz Ausgangslage und Ziel für Paperless-NGX. Wir ordnen Infrastruktur, Integration und laufenden Betrieb ein.
Direkt mit Timo und Robin - kein Vertrieb, kein Sales-Pitch
Fachliche Einschätzung Ihrer Situation
Konkrete nächste Schritte für Infrastruktur, Software oder KI
Das Gespräch ist unverbindlich und kostenlos.
Die Beratung von WZ-IT zu unserer Azure-Migration war schon im Erstgespräch fachlich sehr fundiert und völlig unverbindlich - wir haben eine Menge mitgenommen.
Die Beratung von WZ-IT zu unserer Azure-Migration war schon im Erstgespräch fachlich sehr fundiert und völlig unverbindlich - wir haben eine Menge mitgenommen.
