Paperless-NGX

Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagement-System (DMS), das physische und digitale Dokumente automatisch archiviert, mittels OCR durchsuchbar macht und über eine Web-Oberfläche verwaltet. Es eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Selbstständige oder Privatpersonen, als auch für Organisationen mit vielen Dokumenten und Anforderungen an Datenschutz und Datenhoheit. Wir betreuen zahlreiche Kunden bei Installation, Konfiguration und Betrieb von Paperless-ngx.

Paperless-ngx bietet Volltext-OCR zur Texterkennung auf eingescannten Dokumenten, Speicherung im langlebigen PDF/A-Format, umfangreiche Metadatenverwaltung mit Tags, Dokumententypen und Korrespondenten, ein modernes Webinterface mit Drag-&-Drop-Upload, Multi-User-Support sowie automatisierte Workflows für Dokumentenimport via Hotfolder oder E-Mail.

Ja, Paperless-ngx ist Open Source unter der GPL-3.0-Lizenz. Für den Betrieb fallen keine Lizenzkosten an. Kosten entstehen lediglich für Hardware bzw. Hosting, Speicherplatz und optionales Managed Hosting. Bei unserem Managed-Service-Angebot kümmern wir uns um den kompletten Betrieb – Sie zahlen nur einen monatlichen Festpreis ohne versteckte Kosten.

Paperless-ngx läuft auf Linux – idealerweise in Docker-Containern. Für kleine bis mittlere Installationen reichen moderate Ressourcen. Bei höherem Dokumentenaufkommen mit viel OCR-Verarbeitung sind ausreichend Speicherplatz, RAM/CPU und stabile Storage wichtig. Wenn Sie unser Managed Hosting nutzen, übernehmen wir das gesamte Setup und dimensionieren die Infrastruktur passend zu Ihrem Bedarf.

Dokumente können auf verschiedenen Wegen importiert werden: per Drag-&-Drop über die Weboberfläche, über einen überwachten Hotfolder (consume-Ordner), via E-Mail-Import oder manuell. Nach dem Import führt Paperless-ngx automatisch OCR, Klassifikation und Speicherung durch – inklusive Metadaten und Archivversion im PDF/A-Format.

Dank OCR und Volltextindexierung lassen sich Dokumente nicht nur über Dateinamen, sondern auch über ihren Inhalt durchsuchen. Zusätzlich können Tags, Dokumententypen, Korrespondenten, Datum und andere Metadaten genutzt werden, um Dateien gezielt zu filtern. Die Weboberfläche bietet Suchfunktion mit Autovervollständigung, Filter, Bulk-Bearbeitung und speicherbare Ansichten.

Ja, Paperless-ngx kann vollständig DSGVO-konform betrieben werden. Als Self-Hosted-Lösung haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Bei unserem Managed Hosting betreiben wir Ihre Instanz ausschließlich auf deutschen Servern, sodass Ihre Dokumente niemals die EU verlassen. Die volle Datenhoheit bleibt bei Ihnen – ohne Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern.

Managed Hosting ist besonders attraktiv für Unternehmen oder Organisationen, die keine eigene Infrastruktur oder Docker-/Linux-Expertise haben, aber dennoch von den Vorteilen eines selbst gehosteten DMS profitieren möchten. Dadurch entfällt der Aufwand für Installation, Updates, Backups und Wartung – Sie bekommen eine sofort einsatzbereite, betreute Lösung mit voller Datenkontrolle.

Ja, wir übernehmen die komplette Installation und Konfiguration von Paperless-ngx – wahlweise auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder als Managed Service bei uns. Die Installation umfasst Docker-Setup, Datenbank-Konfiguration, Reverse Proxy, TLS-Zertifikate, initiale Benutzereinrichtung und auf Wunsch die Einrichtung von Hotfoldern und E-Mail-Import.

Ja, Paperless-ngx ist modular und flexibel: Storage, Serverleistung und Infrastruktur lassen sich je nach Bedarf anpassen. Durch das Docker-/Container-Setup ist Skalierbarkeit technisch gut umsetzbar. Mit unserem Managed Hosting oder professioneller Infrastruktur ist auch ein Einsatz für mittlere und größere Teams mit vielen Dokumenten und Zugriffen realistisch – ohne Performance-Einbußen.

Paperless-ngx speichert alle Dokumente und Metadaten in einer Datenbank sowie im Dateisystem. Bei unserem Managed Hosting führen wir täglich automatische Backups durch – sowohl der Datenbank als auch aller Dokumente und Anhänge. Die Backups werden verschlüsselt auf separaten Servern gespeichert. Im Notfall können wir Ihre Instanz schnell wiederherstellen.

Ja, wir bieten mit Paperless AI eine KI-Erweiterung für Paperless-ngx an. Damit erhalten Sie semantische Suche in Dokumenten, automatische Kategorisierung und RAG-basierte Abfragen direkt aus Ihrer Dokumentenbasis. In Kombination mit unserem AI Cube können Sie lokale LLM-Inferenz nutzen – vollständig DSGVO-konform ohne Cloud-Abhängigkeit.