Dokumentenplattform
Paperless-ngx, Datenbank, Queue und Konfiguration werden reproduzierbar und updatefähig betrieben.
WZ-IT plant, installiert und betreibt Paperless-NGX als Managed Hosting, in Ihrer Cloud oder on-premises. Je nach Zielbild übernehmen wir Migration, sichere Netzwerk- und Identity-Anbindung, Monitoring, Backups, Updates sowie Integrationen und Weiterentwicklung.
Die genannten Namen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber: Paperless-ngx (the Paperless-ngx project). WZ-IT ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen, partnerschaftlichen oder vertraglichen Beziehung zu diesen Unternehmen. Wir bieten unabhängige Migrations-, Installations-, Hosting- und Betriebsdienstleistungen an.
Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagementsystem, das eingescannte und digitale Dokumente per OCR erschließt und durchsuchbar verwaltet.
Regeln und lernende Zuordnungen können Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen vorschlagen. Qualität und fachliche Freigaben hängen vom Dokumentbestand und Ihren Prozessen ab.
Wir installieren, hosten und betreiben Paperless-NGX für Ihr Unternehmen - wahlweise auf unserer sicheren, auf DSGVO-Anforderungen ausgerichteten Infrastruktur in Deutschland oder anderen Standorten sowie On-Premise in Ihrer eigenen Umgebung.
Wir bieten 24/7-Monitoring, Backups und Wartung für Ihre Paperless-ngx-Instanz. Menschliche Reaktionszeiten und Supportzeiten richten sich nach dem gewählten Service Level.
Ein produktives Dokumentenarchiv besteht aus Anwendung, OCR, Datenbank, Queue, Speicher, Importkanälen und Backups. Wir stimmen diese Komponenten auf Dokumentvolumen und Arbeitsabläufe ab.
Paperless-ngx, Datenbank, Queue und Konfiguration werden reproduzierbar und updatefähig betrieben.
Sprachen, Worker, Dateiformate und Importregeln werden an Dokumente und Durchsatz angepasst.
Scanner, E-Mail, API, Verzeichnisse und optionale KI-Dienste werden kontrolliert angebunden.
Monitoring, Backups, Updates und Integritätsprüfungen schützen das technische Archiv.
Technischer Betrieb ersetzt keine fachliche Aufbewahrungs- oder Berechtigungsentscheidung.
| Bereich | Verantwortung | Leistung und Abgrenzung |
|---|---|---|
| Plattform und OCR-Stack | WZ-IT | Betrieb von Anwendung, Datenbank, Redis, OCR-Komponenten und vereinbarten Importdiensten. |
| Updates und Monitoring | WZ-IT | Kontrollierte Aktualisierung, technische Überwachung und Incident-Bearbeitung nach Service Level. |
| Backups und Restore | WZ-IT | Sicherung von Dokumenten, Datenbank und Konfiguration sowie geplante Wiederherstellungsprüfungen. |
| Bestandsmigration und Import | Gemeinsam | WZ-IT baut Importpfade und Testläufe, der Kunde bewertet Quellen, Dubletten und Vollständigkeit. |
| Rollen und Zugriff | Gemeinsam | Technische Rollen und SSO werden integriert; fachliche Zugriffsregeln werden gemeinsam festgelegt. |
| Aufbewahrung und Dokumentenklassen | Kunde | Der Kunde verantwortet Fristen, Kategorien, rechtliche Anforderungen und Freigabeprozesse. |
| Individuelle Workflows und KI | Optional durch WZ-IT | API-Automatisierung, spezielle Parser oder lokale KI-Erweiterungen können separat umgesetzt werden. |
Organisieren und indizieren Sie Ihre Dokumente automatisch mit Tags, Korrespondenten, Typen und benutzerdefinierten Feldern.
Bei selbst gehostetem Betrieb bestimmen Sie Datenstandort und Zugriffswege. Externe Mail-, Speicher- oder KI-Dienste werden als eigene Datenflüsse bewertet.
Die OCR-Verarbeitung macht geeignete gescannte Dokumente inhaltlich durchsuchbar; die Erkennungsqualität hängt von Vorlage, Sprache und Scan ab.
Die Tesseract-Engine kann mit verschiedenen Sprachpaketen für den jeweiligen Dokumentbestand konfiguriert werden.
Paperless-ngx kann neben Originalen Archivdateien erzeugen. Format, Aufbewahrung und rechtliche Anforderungen werden für den Einsatz abgestimmt.
Regeln und lernende Zuordnungen unterstützen die Klassifikation; wichtige Ergebnisse können weiterhin fachlich kontrolliert werden.
PDF, Bilder und weitere Formate können je nach installierten Parsern und Konvertern verarbeitet werden.
Intuitive Benutzeroberfläche mit Dashboard, Drag-and-Drop-Upload und erweiterten Suchfunktionen.
Leistungsstarke Workflows und integrierte Integritätsprüfung für Ihr Dokumentenarchiv.
Ein klarer Betriebsumfang statt einer unübersichtlichen Hosting-Pauschale.
Compute, Anwendungen, Speicher und Reaktionszeit werden getrennt ausgewiesen. So sehen Sie, was im laufenden Betrieb enthalten ist und welche Anforderungen erst nach einem technischen Assessment angeboten werden.
Wir planen auch individuelle Paperless-NGX-Architekturen, Integrationen und Migrationsprojekte. Kontaktieren Sie uns für ein technisches Assessment.
Eine verwaltete Paperless-NGX-Standardanwendung ist im Starter-Workload enthalten. Jedes Service Level enthält zusätzlich flexibel nutzbare Expertenzeit für planbare Leistungen innerhalb der regulären Servicezeit. Wählen Sie Compute, weitere Anwendungen, Speicher und das passende Service Level.
Ein Workload ist eine Compute-Instanz mit den darauf vereinbarten Anwendungen.
Ein Standard-App je Workload ist bereits enthalten. Zusätzliche dedizierte Server zählen als weitere Workloads.
79,90 € je angefangenem TB und Monat, inklusive täglichem verschlüsseltem Offsite-Backup mit 7 Tagen Aufbewahrung.
Nennen Sie kurz Ausgangslage und Ziel für Paperless-NGX. Wir ordnen Infrastruktur, Integration und laufenden Betrieb ein.
Optionale KI-Dienste werden passend zu Datenstandort, Berechtigungen und Qualitätsanforderungen integriert
Paperless AI kann als separate Erweiterung für Klassifikationsvorschläge, semantische Suche und RAG-basierte Abfragen integriert werden. Funktionsumfang und Datenflüsse werden projektbezogen geprüft.
Optional kann die LLM-Inferenz auf lokaler KI-Infrastruktur laufen. Modell, Leistung, Berechtigungen und Anbindung an Paperless-ngx werden passend zum Einsatz geplant.
Wir helfen Ihnen bei Setup, Integration und Optimierung
Jetzt Kontakt aufnehmenProfessionelle Installation auf Ihrer Infrastruktur - On-Premise, Cloud oder Hybrid
In Ihrem Rechenzentrum
AWS, Azure, Hetzner & Co.
Erweiterte Architektur nach technischer und lizenzrechtlicher Prüfung
Wir analysieren Ihre vorhandene Paperless-NGX-Umgebung, planen die Zielarchitektur und sichern die Umstellung mit Backup und Rückfalloption ab.
Digitalisierung der Dokumentenverwaltung mit kontrollierbarem Datenstandort und klaren Zugriffswegen
Technische Schutzmaßnahmen für Organisationen mit besonderen Datenschutz- und Berechtigungsanforderungen
Kontrollierte Verbindung von On-Premise-Quellen mit Cloud- oder Rechenzentrumsbetrieb
Abgestimmte Zugriffswege für verteilte Teams, optional über VPN oder Zero-Trust-Zugang
Technische Unterstützung für definierte Aufbewahrungs-, Export- und Kontrollprozesse
Dedizierte Installationen für HR, Buchhaltung oder Vertriebs-Teams
Wir binden Paperless-NGX sicher an Benutzer, Standorte, Clouds und bestehende Unternehmensnetze an.
NetBird, WireGuard sowie Standort- und Cloud-Anbindung
Keycloak, Authentik und bestehende Verzeichnisdienste
Zentrale Regeln für Benutzer, Gruppen und administrative Zugriffe
TLS, Firewall, Rate Limiting und nachvollziehbare Zugriffe
Wir verbinden Paperless-NGX über sichere Netzwerkpfade mit Benutzern, Modellen, Datenquellen und vorhandenen Systemen. Zugänge, Identitäten und Berechtigungen werden dabei gemeinsam geplant.
Full-Service Installation ohne versteckte Kosten
Paperless ist genial zum Archivieren. Aber mit Scripting wird es zum Motor für Geschäftsprozesse. Wir nutzen die Schnittstellen, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern Aktionen auszulösen.
Wir verbinden Paperless mit der Außenwelt. Uploads direkt aus dem Scanner, Abruf von Dokumenten für das Kundenportal oder Bulk-Exporte für Audits - alles programmatisch gesteuert.
Das Killer-Feature: Nach dem OCR-Prozess führt Paperless unsere Skripte aus. Wir analysieren den Textinhalt und entscheiden: Ist das eine Rechnung? Dann ab zur Bank-API. Ist es ein Vertrag? Dann E-Mail an Legal.
Wenn Standard-OCR scheitert (z.B. bei speziellen Barcodes oder handschriftlichen Formularen), integrieren wir spezialisierte Parser oder KI-Vision-Modelle in die Pipeline.
So setzen wir Paperless-NGX-Entwicklung in der Praxis um.
Rechnungen werden gescannt, müssen aber dann manuell im Online-Banking überwiesen werden.
Ein Post-Consumption Script extrahiert IBAN und Betrag (RegEx/AI), erstellt eine XML-Überweisung und pusht diese (nach Freigabe) an die Bank-API.
Standard-Matching ist zu ungenau. Dokumente landen im falschen Kontext.
Implementierung komplexer Tagging-Logik. Z.B. 'Wenn Datum > 2024 UND enthält Projektnummer X, dann Tagge mit Projekt-X und verschiebe in Ordner Y'.
Am Monatsende müssen alle Rechnungen mühsam zusammengesucht und gezippt werden.
Ein Cronjob sucht alle Dokumente mit Tag 'Rechnung' und 'Diesen Monat', erstellt ein ZIP mit sinnvoller Benennung und lädt es in den Shared-Folder des Steuerberaters.
Archivgröße, täglicher Eingang, Seitenzahl, OCR-Sprachen, Vorschauen und parallele Nutzer wirken sich unterschiedlich auf Compute und Speicher aus.
| Nutzungsszenario | Technischer Startpunkt | Wichtige Einflussfaktoren |
|---|---|---|
| Kleines Team und laufender Dokumenteingang | S oder M plus Dokumentenspeicher | Geeignet für überschaubare Archive und normale OCR-Verarbeitung. |
| Mehrere Nutzer und regelmäßige OCR-Stapel | M oder L plus Speicher | Worker-Zahl, Seitenumfang, Dateiformate und Suchlast werden berücksichtigt. |
| Große Bestandsmigration | Individuelle Architektur | Temporäre OCR-Kapazität, Importkontrolle, Dubletten und Validierung werden geplant. |
| Kritisches Archiv oder KI-Erweiterung | Individuelle Architektur | Wiederherstellung, Zugriffsschutz, zusätzliche Modelle und GPU-Bedarf werden getrennt bewertet. |
Der Standardpreis deckt einen typischen Workload ab. Größere Archive, Massenmigrationen und KI-Komponenten werden passend dimensioniert.
Paperless-ngx kann vollständig durch WZ-IT, in Ihrer Cloud, On-Premise oder hybrid mit bestehenden Importquellen betrieben werden.
Betrieb auf europäischer Infrastruktur mit Compute, Dokumentenspeicher, Backup und Service Level.
Betrieb in Ihrer Cloud mit Einbindung vorhandener Netzwerk-, Speicher- und Security-Dienste.
Installation und Betrieb auf Ihrer Virtualisierung oder Ihren Servern.
Sichere Anbindung von Scannern, Mailboxen, Fileshares und weiteren Dokumentenquellen.
Wir betrachten Import, OCR, Klassifikation, Zugriff, Speicherung und Backup als einen durchgängigen Datenfluss.
Scanner, E-Mail, Upload, API und überwachte Importverzeichnisse.
TLS, Reverse Proxy, Netzwerkregeln und optional private Zugänge über NetBird oder VPN.
Lokale Konten oder SSO mit abgestimmten Rollen, Gruppen und Administrationszugängen.
Konsumierung, OCR, Suche, Workflows und kontrollierte Dokumentenverwaltung.
Metadaten, Aufgabenwarteschlangen und belastbare Hintergrundverarbeitung.
Originale, Archivformate, Exporte und verschlüsselte Offsite-Sicherungen.
Scanner, Mail, Fachsysteme, Post-Consumption Hooks und separat bewertete KI-Dienste.
Ob ein Setup rechtliche Anforderungen an Archivierung oder Aufbewahrung erfüllt, hängt von Prozessen und Konfiguration ab und wird nicht allein durch die Software garantiert.
Antworten zu Migration, OCR, Speicher und Betrieb.
Ja. Wir prüfen Version, Datenbank, Dokumentenspeicher, Consume-Verzeichnisse, OCR-Sprachen und Integrationen und planen anschließend Backup, Testmigration und Cutover.
Je nach Quelle über überwachte Verzeichnisse, Exportdateien, API oder einen kontrollierten Migrationslauf. Bei großen Beständen planen wir Stichproben, Dublettenbehandlung und eine nachvollziehbare Abschlusskontrolle.
Nein. OCR-Qualität hängt von Scan, Sprache, Layout und Ausgangsformat ab. Regeln und automatische Zuordnungen werden getestet; fachlich wichtige Ergebnisse sollten weiterhin kontrolliert werden.
Bei einer rein lokalen Konfiguration ja. Werden externe Mail-, Speicher-, Automatisierungs- oder KI-Dienste angebunden, entstehen bewusst zusätzliche Datenflüsse, die wir transparent dokumentieren und absichern.
Das hängt von Originaldateien, Archivformaten, Vorschauen, Wachstum und Aufbewahrung ab. Der Konfigurator bietet einen Startpunkt; größere Bestände dimensionieren wir anhand einer Dokumentstichprobe oder Bestandsanalyse.
Ja, abhängig von der gewünschten Identity-Architektur und den eingesetzten Komponenten. Wir binden bestehende Identity Provider an und stimmen Rollen sowie Notfallzugänge ab.
Nein. Revisions- und Aufbewahrungsanforderungen entstehen aus Technik, Konfiguration und organisatorischen Prozessen. Wir unterstützen die technische Umsetzung, geben aber keine pauschale rechtliche Konformitätszusage.
Paperless-ngx importiert Dokumente, erzeugt durchsuchbare Texte per OCR und organisiert Inhalte über Korrespondenten, Dokumenttypen, Tags und Workflows. Die Ergebnisqualität hängt von Ausgangsdokumenten und Konfiguration ab.
Für die Upstream-Software fällt derzeit keine klassische Herstellerlizenz an. Berechnet werden Infrastruktur, Einrichtung, Migration, Betrieb und optional angebundene Dienste; maßgeblich bleibt die eingesetzte Version und deren Lizenz.
Wir sichern Datenbank, Originale, Archivdateien, Konfiguration und relevante Schlüssel konsistent. Ein belastbares Konzept umfasst zusätzlich Aufbewahrung, Offsite-Kopie, Monitoring der Jobs und vereinbarte Restore-Tests.
Ja. Je nach Sicherheits- und Prozessanforderung richten wir Mailabruf, überwachte Importverzeichnisse, SFTP, API oder Automatisierungen ein und dokumentieren die entstehenden Datenflüsse.
Optional. Klassifikation, Vorschläge oder Suche können über lokale oder externe Modelle ergänzt werden. Modell, Datenfluss, Kosten und fachliche Kontrolle werden getrennt vom Paperless-ngx-Kern bewertet.
Ob ihr Paperless-NGX selbst im Haus betreiben oder Daten von Berufsgeheimnisträgern §203-tauglich unterbringen müsst - wir bauen, betreiben und warten Paperless-NGX auf einem verschlüsselten Vor-Ort-Server. Daten verlassen das Haus nie im Klartext.
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Diese Lösungen bieten ähnliche Funktionalitäten und können gemeinsam evaluiert werden
Kein Risiko: Im schlechtesten Fall gehen Sie mit mehr Klarheit über Ihr Projekt heraus als vorher.


„Die Beratung von WZ-IT zu unserer Azure-Migration war schon im Erstgespräch fachlich sehr fundiert und völlig unverbindlich - wir haben eine Menge mitgenommen.“
Ob konkrete IT-Herausforderung oder einfach eine Idee - wir freuen uns auf den Austausch. In einem kurzen Gespräch prüfen wir gemeinsam, ob und wie Ihr Projekt zu WZ-IT passt.
Timo Wevelsiep & Robin Zins
Geschäftsführer
