Rechnungen, Verträge und Schriftverkehr liegen verteilt in Ordnern, Postfächern und Papier, und Unterschriften laufen über einen US-Dienst oder den Drucker? Wir nehmen auf, welche Dokumente Sie wie ablegen, suchen und unterschreiben. Während der Auswahl probieren Sie die Kandidaten für Archiv und Signatur in eigenen Demo-Instanzen aus, wir vergleichen sie mit Ihren Abläufen und liefern eine begründete Entscheidung. Danach führen wir die Lösung ein und betreiben sie auf Wunsch in Deutschland.
Unternehmen weltweit vertrauen WZ-IT
Die genannten Namen sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber: Paperless-ngx (the Paperless-ngx project), Documenso (Documenso, Inc.), DocuSeal (DocuSeal, Inc.). WZ-IT ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen, partnerschaftlichen oder vertraglichen Beziehung zu diesen Unternehmen. Wir bieten unabhängige Migrations-, Installations-, Hosting- und Betriebsdienstleistungen an.
Ausgangslage
Am Ende steht eine begründete Entscheidung für Archiv und Signatur, die Fachbereich, Buchhaltung und IT gemeinsam tragen. Die Vorlage gehört Ihnen und ist auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Ihre Kriterien nach Bedeutung gewichtet: Erfassung und Texterkennung, Suche, Metadaten, Rechte, Aufbewahrung, Signaturablauf, Schnittstellen und Betrieb.
Lizenzen aus Herstellerangaben, Funktionen, die nur kostenpflichtige Editionen enthalten, etwa SAML-SSO bei DocuSeal oder die Enterprise-Funktionen von Documenso, Betriebsmodell und laufende Kosten.
Welche Dokumenttypen und Metadaten gelten, wie vorhandene Dokumente aus Netzlaufwerk, Postfach oder bisherigem System übernommen werden und welche Kombination wir mit welcher Begründung empfehlen.
Herstellerneutral unter selbst betreibbarer Software: Passt ein kommerzielles Dokumentenmanagementsystem oder ein SaaS-Signaturdienst klar besser, steht das in der Empfehlung. WZ-IT bietet Einführung und Betrieb an, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Die Auswahl findet remote statt, Termine vor Ort sind gegen Reisekosten möglich. Ihre bestehenden Systeme bleiben unverändert.
Welche Dokumente eingehen, wie sie abgelegt, gesucht, freigegeben und unterschrieben werden und welche Aufbewahrungsfristen und Rechte gelten.
Mit Fachbereich, Buchhaltung und IT festlegen, was zählt: Erfassung, Suche, Metadaten, Rechte, Aufbewahrung, Signatur und Betrieb.
Sie erhalten Demo-Instanzen von Paperless-ngx mit seinen KI-Funktionen, Mayan EDMS, Documenso, DocuSeal und OpenSign mit Beispieldokumenten. Parallel prüfen wir Editionen, Lizenzen, Wartungsstand, Anmeldung, Schnittstellen und Betriebsmodell.
Zusätzlich zeigen wir die Finalisten mit Ihren eigenen Beispieldokumenten, nehmen Rückmeldungen auf und übergeben die Entscheidungsvorlage.
Die Auswahl betrachtet zwei Teilbereiche: das Dokumentenarchiv mit Erfassung und Suche sowie die elektronische Signatur. Je nach Ausgangslage bewerten wir beide oder nur einen. Alle Kandidaten stehen Ihnen während der Auswahl als Demo-Instanz zur Verfügung.
Dokumentarten, Mengen, Abläufe, Rechte und Aufbewahrungsfristen; Kriterien gemeinsam mit Fachbereich, Buchhaltung und IT gewichtet.
Archiv: Paperless-ngx mit seinen KI-Funktionen und Mayan EDMS. Signatur: Documenso, DocuSeal und OpenSign. Von WZ-IT bereitgestellt, mit Beispieldokumenten, zum Ausprobieren für die Dauer der Auswahl. Docspell, Papermerge und Paperless-AI als Ergänzung zu Paperless-ngx bewerten wir in der Matrix.
Editionen und Kosten nach Herstellerangaben, Funktionen der kostenpflichtigen Editionen, Pflichten aus den Open-Source-Lizenzen und Wartungsstand der Projekte.
Dokumenttypen, Metadaten, Rechte, Aufbewahrungsfristen, Protokollierung und Export als technische Grundlage für Ihre Verfahrensdokumentation.
Übernahme aus Netzlaufwerk, Postfach, Scanner-Ordner oder bisherigem Dokumentenmanagementsystem.
Zusätzlich die Finalisten mit Ihren eigenen Beispieldokumenten, bevor Sie entscheiden.
Leistungsgrenze
Preis
Umfang und Preis der Auswahl stehen vor der Beauftragung fest. Den Umfang der Einführung kennen wir erst nach der Bestandsaufnahme, deshalb erhalten Sie das Angebot dafür zusammen mit der Entscheidungsvorlage.
Dokumentenmanagement-Auswahl
ab 3.900 €
netto, einmalig
Wird auf die Einführung angerechnet, wenn Sie diese innerhalb von 6 Monaten zum selben Thema beauftragen.
Für Organisationen vor der Entscheidung über Dokumentenarchiv, elektronische Signatur oder beides.
Ergebnis: Entscheidungsvorlage mit gewichteter Matrix, Lizenzkosten aus Herstellerangaben, Ablagekonzept, Migrationspfad, Betriebsmodell und Empfehlung je Teilbereich.
Einführung Dokumentenmanagement
Auf Angebot
Angebot mit der Entscheidungsvorlage
Archiv und Signatur mit Anmeldung, Pilot, Übernahme vorhandener Dokumente und Schulung einführen und in den Betrieb überführen.
Bausteine
Ergebnis: Laufende Lösung mit Abnahme, übernommenem Bestand und geregeltem Betrieb.
Remote ist Standard, Termine vor Ort berechnen wir mit Reisekosten. Lizenzen und Abonnements für kostenpflichtige Editionen kaufen Sie direkt beim Hersteller. Die Entscheidungsvorlage gehört Ihnen und ist auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Angebote richten sich an Unternehmen.
Nach der Entscheidung führen wir Archiv und Signatur ein und betreiben sie auf Wunsch in deutschen Rechenzentren oder auf Ihrer Infrastruktur. Sollen Rechnungen und Lieferscheine zusätzlich automatisch ausgelesen werden, lässt sich die KI-Dokumentenverarbeitung ergänzen.
Updates, Backups mit Wiederherstellungstest und Überwachung für Archiv und Signatur.
Betrieb ansehenPilot ab 17.900 € nettoRechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen automatisch auslesen und prüfen, selbst gehostet.
Dokumentenverarbeitung ansehenab 3.900 € nettoDateiablage, Office, Chat und Video als Microsoft-365-Alternative mit Demo-Instanzen auswählen.
Collaboration-Auswahl ansehenKosten, Demo-Instanzen, Systemwahl, GoBD, Signaturstufen und Betrieb
Die Dokumentenmanagement-Auswahl kostet ab 3.900 € netto. Sie umfasst Bestandsaufnahme, gewichtete Kriterien, Demo-Instanzen der Kandidaten für Archiv und Signatur, die Prüfung der Lizenz- und Betriebsgrenzen und die Vorführung der Finalisten. Das Angebot für die Einführung erhalten Sie mit der Entscheidungsvorlage. Der Auswahlpreis wird angerechnet, wenn Sie die Einführung innerhalb von 6 Monaten zum selben Thema beauftragen.
Ja. Während der Auswahl stellt WZ-IT Demo-Instanzen mit Beispieldokumenten bereit: Paperless-ngx mit seinen KI-Funktionen und Mayan EDMS für das Archiv, Documenso, DocuSeal und OpenSign für die Signatur. Ihre Mitarbeitenden probieren die Systeme selbst aus, ohne sich vorher festzulegen; die Demo-Instanzen stehen für die Dauer der Auswahl zur Verfügung. Die Finalisten führen wir zusätzlich mit Ihren eigenen Beispieldokumenten vor. Docspell und Papermerge bewerten wir wegen ihres Wartungsstands nur in der Matrix.
Das hängt vor allem davon ab, wie viel Struktur Sie brauchen. Paperless-ngx ist ein Archiv mit Texterkennung, automatischer Zuordnung und seit Version 3.0 eigenen KI-Funktionen, die standardmäßig ausgeschaltet sind (Paperless-ngx, Release 3.0.0); Paperless-AI kann es um KI-gestützte Klassifizierung und semantische Suche ergänzen. Mayan EDMS bringt Metadaten, Versionen und Workflows mit und passt, wenn Dokumente Freigabeschritte durchlaufen. Docspell und Papermerge decken ähnliche Aufgaben ab, ihre letzten Releases stammen aber vom März bzw. August 2025, und Papermerge sucht laut Projektseite neue Maintainer (Papermerge). Die Auswahl gewichtet diese Unterschiede nach Ihren Anforderungen.
Keine Software ist für sich allein GoBD-konform. Die GoBD halten fest, dass auch Updates, Rechtevergabe, Einstellungen und die Vollständigkeit der Daten über die Ordnungsmäßigkeit entscheiden und dass Zertifikate oder Testate Dritter die Finanzbehörde nicht binden (GoBD Rz. 179 bis 181, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025). Die Auswahl prüft die technischen Merkmale der Kandidaten wie Protokollierung, Versionierung, Aufbewahrung und Export. Ob Ihr Verfahren den GoBD entspricht, klären Sie mit Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.
Mit selbst betriebener Signatursoftware wie Documenso, DocuSeal oder OpenSign bleiben Dokumente und Signaturdaten auf Ihren Servern. Welche Signaturstufe ein Dokument braucht, regelt das Recht, nicht die Software: Eine qualifizierte elektronische Signatur setzt nach der eIDAS-Verordnung ein qualifiziertes Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters voraus (eIDAS-Verordnung, Art. 3). Documenso bindet dafür seit Version 2.13.0 Vertrauensdiensteanbieter für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen an (Documenso, Release 2.13.0). Die Auswahl prüft, was jeder Kandidat technisch unterstützt. Einen direkten Vergleich zweier Kandidaten bietet Documenso vs. DocuSeal.
Die Lizenzen der Kandidaten erlauben den Einsatz ohne Lizenzgebühr, auch im Betrieb durch einen Dienstleister. Kosten entstehen für Server, Backups, Updates und Betreuung. Einige Funktionen gibt es nur in kostenpflichtigen Editionen: DocuSeal bietet etwa SAML-SSO, vertrauenswürdige Signaturzertifikate und API-Zugriff nur in der Pro-Edition (DocuSeal, Preise), bei Documenso stehen Enterprise-Funktionen unter einer kommerziellen Lizenz (Documenso, Enterprise-Lizenz). Die Entscheidungsvorlage stellt diese Kosten dem heutigen Stand gegenüber.
Paperless-ngx und die anderen Kandidaten laufen auf einem Linux-Server oder in Containern. Wir betreiben sie in deutschen Rechenzentren, auf Ihrer Infrastruktur oder auf einem lokalen Server in Ihrem Haus. Welches Modell passt, hängt von Dokumentmenge, Schutzbedarf und Anbindung von Scannern ab und steht in der Entscheidungsvorlage.
Herstellerneutral unter selbst betreibbarer Software: Lizenzen und Abonnements kaufen Sie direkt beim Hersteller, nicht über uns. Passt ein kommerzielles Dokumentenmanagementsystem oder ein SaaS-Signaturdienst klar besser, steht das in der Empfehlung. WZ-IT bietet Einführung und Betrieb an, die Entscheidungsvorlage ist aber auch ohne Folgeauftrag nutzbar.
Ja. Alle Kandidaten betreiben wir als Managed Open Source ab ab 129,90 € netto / Workload und Monat je Anwendung in deutschen Rechenzentren, auf Ihrer Infrastruktur oder auf einem lokalen Server, mit Updates, Backups und Überwachung.
DMS-Auswahl anfragen
Nennen Sie kurz Dokumentarten, ungefähre Menge, heutige Ablage und Anlass. Wir bestätigen den Umfang der Auswahl vor der Beauftragung.
Verständlich erklärt, sauber eingeordnet und danach umgesetzt.
“WZ-IT hat unsere Studio-Infrastruktur von dezentralen Einzelgeräten auf eine zentrale Plattform gehoben: Jeder Standort ist per VPN sicher angebunden, neue Geräte werden automatisiert onboardet und ein kompletter Standort wird per Vorlage provisioniert - ohne manuelle Schritte vor Ort. Was mich am meisten beeindruckt hat, ist die Breite und Tiefe des Wissens: Timo und Robin sind kein normaler IT-Dienstleister, der einen Server aufsetzt und wieder geht. Die beiden denken sich in hochkomplexe Infrastruktur- und Softwarethemen rein, arbeiten sich in jede Anforderung ein, die wir ihnen hinlegen, und bauen Vernetzung, Provisioning und Betrieb so auf, dass am Ende alles zusammenpasst. WZ-IT ist ein hervorragender Partner, wenn es um komplexe Software-, Netzwerk- und Architekturprojekte geht.”

Steve Kirchner
Geschäftsführer, nextGYM GmbH

Ob konkrete IT-Herausforderung oder einfach eine Idee - wir freuen uns auf den Austausch. In einem kurzen Gespräch prüfen wir gemeinsam, ob und wie Ihr Projekt zu WZ-IT passt.