KI-Dokumentenverarbeitung: Belege automatisch auslesen und prüfen

Das Wissen aus vielen Jahren Solarbranche steckte im Kopf unseres früheren Geschäftsführers und steckt bis heute in den Köpfen unserer Mitarbeitenden. Wir wollten es sichern, nicht als Ordner voller Notizen, sondern so, dass wir im Alltag Fragen stellen und belastbare Antworten bekommen. WZ-IT hat uns dabei von Anfang an beraten und verschiedene Ansätze und Wissensmanagementsysteme mit uns gegeneinander abgewogen, bevor wir uns entschieden haben. Umgesetzt wurde eine individuelle Wissensdatenbank mit KI-Assistent, die Gespräche, Notizen, Dokumentationen und Handbücher zusammenführt: von der Plattform über das Onboarding unseres Teams bis zur Begleitung im Betrieb. Gespräche werden transkribiert und Fakten extrahiert, wir prüfen und korrigieren alles selbst, bevor es gespeichert wird, denn wir wollen einer KI nicht blind vertrauen. Das System läuft in unserer eigenen Umgebung, die Daten bleiben bei uns. Überrascht hat uns, wie effizient das ging: WZ-IT hat bestehende Open-Source-Software genutzt und gezielt auf unsere Anforderungen erweitert, statt eine teure Eigenentwicklung von Grund auf zu verkaufen, wie es bei IT-Dienstleistern sonst oft üblich ist. Timo und Robin haben unser eigentliches Problem verstanden, die Wissenssicherung beim Generationswechsel, und es Schritt für Schritt umgesetzt: vom Proof of Concept über Aufbau und Validierung mit unseren eigenen Daten bis in den produktiven Betrieb, und dabei alles verständlich erklärt. Als Nächstes wollen wir das auf das Wissen unserer Mitarbeitenden ausweiten, damit auch das nicht an einzelnen Personen hängt.