Was ist automatisierte Auftragserfassung?

Bei der automatisierten Auftragserfassung werden eingehende Bestellungen ausgelesen, Kunden und Artikel den Stammdaten zugeordnet, gegen Regeln geprüft und als Auftrag an ERP oder CRM übergeben. KI übernimmt das Lesen unterschiedlicher Formate; Abweichungen gehen zur Freigabe an Ihr Team.

Was unterscheidet die Auftragserfassung vom KI-Angebotsassistenten?

Die Auftragserfassung verarbeitet eingehende Bestellungen von Kunden und bereitet sie für ERP oder CRM auf. Der Angebotsassistent unterstützt Ihr Team dabei, eigene Angebotsentwürfe aus Produkt-, Preis- und Vergangenheitsdaten zu erstellen.

Welche Eingangsformate können verarbeitet werden?

Typische Eingänge sind E-Mail-Text, digitale oder gescannte PDFs, Excel-Dateien und Webformulare. Der konkrete Scope hängt von Varianz, Qualität und Positionsstruktur ab.

Kann die Lösung Aufträge ohne menschliche Freigabe anlegen?

Technisch ist das möglich, wenn Datenqualität, Prüfregeln und Fehlerfolgen es zulassen. Im Pilot werden unsichere oder abweichende Fälle bewusst zur Freigabe vorgelegt; eine höhere Automatisierung folgt erst nach fachlicher Abnahme.

Welche ERP-Systeme lassen sich anbinden?

Entscheidend ist eine geeignete API, ein unterstützter Import oder ein anderer stabiler Integrationsweg. Das konkrete Zielsystem und seine Schnittstelle werden vor dem Angebot technisch geprüft.

Was kostet die automatisierte Auftragserfassung?

Der Pilot kostet ab 24.900 € netto für einen Eingangskanal, ein ERP- oder CRM-Testziel und 75–150 Testbelege. Datenqualität, Schnittstellen und Zielumgebung prüfen wir vor Beauftragung; Erweiterungen erhalten einen eigenen Preis.

Auftragserfassung automatisieren: Bestellungen aus E-Mail und PDF für ERP oder CRM vorbereiten

Bestellungen kommen per E-Mail, PDF oder Tabelle und werden von Hand erfasst. Im Pilot liest die KI Bestellungen aus einem Eingangskanal, prüft sie gegen Ihre Stammdaten und bereitet sie zur Freigabe für ein Zielsystem vor.

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Ausgangslage

Bestellungen kommen als E-Mail und PDF, erfasst wird von Hand

Kunden bestellen per E-Mail, PDF, Excel oder Formular, jeder im eigenen Format
Ihr Innendienst überträgt dieselben Kopf- und Positionsdaten ins ERP
Artikelnummern, Einheiten oder Preise passen nicht immer zu Ihren Stammdaten
Abweichungen sollen auffallen, bevor der Auftrag im System steht

Ergebnis

Aus unstrukturierten Bestellungen werden kontrollierte Auftragsdaten

Nach dem Pilot liegt eine Bestellung aus dem gewählten Kanal als geprüfter Auftragsentwurf vor. Ihr Innendienst gibt frei oder klärt die markierten Abweichungen, statt jede Position abzutippen.

Bestellung erfassen
Kopfdaten, Positionen, Mengen, Preise, Lieferangaben und Referenzen aus vereinbarten Eingangsformaten erkennen.
Gegen Stammdaten prüfen
Kunden, Artikel, Einheiten, Pflichtfelder und vereinbarte Regeln abgleichen sowie Unklarheiten markieren.
Kontrolliert übergeben
Bestätigte Auftragsdaten über API, Import oder Workflow an das Zielsystem weitergeben.

Leistungsumfang

Die vollständige Eingangsstrecke zählt, nicht nur das Auslesen des PDFs

Ein Eingangskanal, ein ERP- oder CRM-Testziel, Stamm- und Pflichtdatenprüfung und 75–150 echte Testbelege bis zur dokumentierten Testübergabe.

Enthalten

Ein Eingangskanal und ein ERP-/CRM-Testziel
Vereinbarte Kopf- und Positionsdaten sowie Stamm- und Pflichtdatenprüfung
75–150 repräsentative Testbelege
Freigabe, Dubletten- und Fehlerwege sowie dokumentierte Testübergabe

Aufwandsfaktoren

Davon hängen Scope und Endpreis ab

Produktiver ERP-Schreibzugriff ohne gesonderten Umfang
Fehlende APIs, Sonderintegration und flächiger Rollout

Ablauf

Von realen Bestellungen zur kontrollierten ERP-Übergabe

Der Pilot startet mit repräsentativen Aufträgen und einem klaren Zielsystem. Automatisierung wird erst erhöht, wenn Fehlerklassen und Freigaben fachlich bestätigt sind.

01
Bestellvarianten erfassen
Eingänge, Zielfelder, Stammdaten und Ausnahmen gemeinsam festlegen.
02
Pilotstrecke umsetzen
Extraktion, Zuordnung, Prüfregeln und kontrollierte Übergabe aufbauen.
03
Fachlich testen
Treffer, Fehlzuordnungen und Grenzfälle mit realistischen Aufträgen auswerten.
04
Freigeben und betreiben
Schwellen, Verantwortlichkeiten, Monitoring und Ausbauumfang dokumentiert bestätigen.

Das benötigen wir von Ihnen

Repräsentative und bei Bedarf anonymisierte Bestellungen
Übersicht der benötigten Auftragsfelder und fachlichen Prüfregeln
Informationen zu Stamm- und Konditionsdaten
Technische Einordnung des ERP- oder CRM-Zielsystems

Projektumfang und Investition

Kosten der automatisierten Auftragserfassung

Einstiegspreis für einen Eingangskanal und ein Testziel. Zusätzliche Kanäle, fehlende Schnittstellen oder ein produktiver ERP-Schreibzugriff erhöhen den Umfang.

Noch unklar, ob sich der Pilot lohnt? Der KI-Potenzialcheck (ab 3.900 € netto) klärt das vorab.

Die Lieferzeit beginnt nach Bereitstellung der vereinbarten Daten, Zugänge und Ansprechpartner. Der verbindliche Umfang und Preis stehen im Angebot. Hardware, Hosting, Modellverbrauch, Lizenzen und laufender Betrieb werden gesondert ausgewiesen. Folgeprojekte werden auf Basis wiederverwendbarer Ergebnisse kalkuliert. Den Pilotpreis rechnen wir bei Beauftragung der produktiven Einführung an; ein verpflichtender Paketdurchlauf ist nicht vorgesehen. Ein Pilot endet mit einem Qualitätsbericht und einer begründeten Ausbau- oder Stop-Empfehlung. Auch ein dokumentiertes No-Go ist ein verwertbares Ergebnis. Produktivfreigabe und dauerhafter Betrieb werden separat vereinbart.

Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Angebote richten sich an Unternehmen.

Auftragserfassung Pilot

Bestellungen aus einem Eingangskanal auslesen, gegen Stammdaten prüfen und als freigabefähige Auftragsdaten für ein Zielsystem bereitstellen.

ab 24.900 €netto, zzgl. separat ausgewiesener Fremdkosten

Wird bei produktiver Einführung angerechnet. Das Angebot dafür erhalten Sie mit dem Abnahmebericht.

4–8 Wochen

Leistungsumfang wie oben beschrieben

Ergebnis und Prüfung: Fachlich geprüfte Auftragserfassung mit nachvollziehbaren Ausnahmen und Übergabeprotokoll.

Nach dem Pilot

Vom Pilot zur produktiven Auftragserfassung

Der Pilot endet mit einer Empfehlung: produktiv einführen, erweitern oder stoppen. Das Angebot für die produktive Einführung erhalten Sie mit dem Abnahmebericht des Pilots, der Pilotpreis wird dabei angerechnet; Regeln, Testbestand und Strecke werden weiterverwendet.

KI-Dokumentenverarbeitung

Weitere Dokumenttypen unabhängig von der Auftragserfassung auslesen und prüfen.

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Auftragsbestätigungen prüfen

Für den Einkauf: bestätigte Preise, Mengen und Termine gegen eigene Bestellungen abgleichen.

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KI-Angebotsassistent

Eigene Angebote aus Altbestand, Produktdaten und wiederkehrenden Positionen als Entwurf erstellen.

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Häufige Fragen zur automatisierten Auftragserfassung

Eingangsformate, Stammdaten, ERP-Integration, Freigabe und Betrieb

Bewertungen & Projekte

Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen

Von der lokalen KI-Integration bis zu Architektur, Datenhoheit und laufendem Betrieb.

WZ-IT hat unsere Studio-Infrastruktur von dezentralen Einzelgeräten auf eine zentrale Plattform gehoben: Jeder Standort ist per VPN sicher angebunden, neue Geräte werden automatisiert onboardet und ein kompletter Standort wird per Vorlage provisioniert - ohne manuelle Schritte vor Ort. Was mich am meisten beeindruckt hat, ist die Breite und Tiefe des Wissens: Timo und Robin sind kein normaler IT-Dienstleister, der einen Server aufsetzt und wieder geht. Die beiden denken sich in hochkomplexe Infrastruktur- und Softwarethemen rein, arbeiten sich in jede Anforderung ein, die wir ihnen hinlegen, und bauen Vernetzung, Provisioning und Betrieb so auf, dass am Ende alles zusammenpasst. WZ-IT ist ein hervorragender Partner, wenn es um komplexe Software-, Netzwerk- und Architekturprojekte geht.

Steve KirchnerGeschäftsführer, nextGYM GmbH

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International

Gebaut im Ruhrgebiet. Produktiv weltweit.

WZ-IT plant, entwickelt und betreibt Infrastruktur und Software für Kunden in Deutschland und international. Projekte setzen wir remote um und begleiten sie auch nach dem Go-live im laufenden Betrieb.