Nextcloud vs. SharePoint: Vergleich für Unternehmen und Verwaltung, mit Kosten, Datenschutz und Migration

Sie prüfen Nextcloud als Alternative zu SharePoint und OneDrive? WZ-IT betreibt Managed Nextcloud in deutschen Rechenzentren, übernimmt die Migration aus SharePoint und OneDrive und kümmert sich um Updates, Sicherung und Überwachung. Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Nextcloud vs. SharePoint ist für viele Unternehmen und Verwaltungen keine Produktfrage, sondern eine Plattformentscheidung: Bleiben Dateien, Freigaben und Zusammenarbeit in Microsoft 365, oder liegen sie auf einer Open-Source-Plattform, die im eigenen Rechenzentrum oder bei einem deutschen Betreiber läuft? Beide Systeme legen Dateien ab, synchronisieren sie und erlauben gemeinsames Bearbeiten. Die Unterschiede liegen in Lizenzmodell, Datenstandort, Integration und darin, wie leicht ein späterer Wechsel fällt.

Dieser Vergleich stellt beide Plattformen sachlich gegenüber, nennt Preise aus den Herstellerquellen, rechnet ein Beispiel für 50 Nutzer, zeigt, wo SharePoint klar vorn liegt, und beschreibt den Migrationsweg von SharePoint und OneDrive zu Nextcloud. Stand Oktober 2026.

Das Wichtigste in Kürze:

1. SharePoint ist Teil von Microsoft 365 und wird fast immer mit dem Paket bezahlt. Nextcloud ist Open Source (AGPL-3.0) und kann ohne Lizenzkosten oder mit Enterprise-Subscription betrieben werden.
2. SharePoint gewinnt bei der Verzahnung mit Teams, Outlook, Power Platform und Purview. Nextcloud gewinnt bei Datenhoheit, Betreiberwahl und Austauschbarkeit.
3. Microsoft hat die Listenpreise der meisten Microsoft-365-Suiten zum 01.07.2026 erhöht. Bestehende Verträge sind ab der nächsten Verlängerung betroffen.
4. Dateien lassen sich mit rclone übernehmen. Freigaben und Rechte werden in Nextcloud neu abgebildet, eine Versionshistorie wandert nicht mit.
5. Häufig ist der erste Schritt nicht der Komplettwechsel, sondern Nextcloud als Dateiablage neben Microsoft 365.

Inhaltsverzeichnis

1. Kurz beantwortet: wann Nextcloud, wann SharePoint
2. Was Nextcloud und SharePoint jeweils sind
3. Vergleichstabelle Nextcloud vs. SharePoint
4. Kosten: Lizenzmodell und Beispiel für 50 Nutzer
5. Datenstandort, CLOUD Act und DSGVO
6. Zusammenarbeit und Office im Browser
7. Rechte, Active Directory und Single Sign-on
8. Intranet, Teams und Power Platform: wo SharePoint vorn liegt
9. Sync-Clients und Offline-Arbeit
10. Migration von SharePoint und OneDrive zu Nextcloud
11. Verbreitete Irrtümer
12. Unser Vorgehen bei WZ-IT
13. Weiterführende Guides

Kurz beantwortet: wann Nextcloud, wann SharePoint

Für Unternehmen, die Microsoft 365 insgesamt ablösen wollen, ordnet der Beitrag Microsoft-365-Alternative für Unternehmen alle Bausteine von Mail bis Anmeldung ein. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Frage, welche Plattform Dateien und Zusammenarbeit tragen soll.

Was Nextcloud und SharePoint jeweils sind

SharePoint Online ist der Dokumenten- und Websitedienst von Microsoft 365. Er speichert Dateien in Dokumentbibliotheken, stellt Team- und Kommunikationswebsites bereit und ist die Ablage hinter Microsoft Teams: Jedes Team erhält eine verbundene SharePoint-Website, in der die Dateien der Kanäle liegen (Microsoft Learn, Teams-verbundene Websites). OneDrive ist der persönliche Speicher jedes Nutzers auf derselben Technik. SharePoint läuft ausschließlich in Microsofts Cloud, die Business-Pläne sind auf 300 Nutzer begrenzt (Microsoft Learn, SharePoint-Grenzen).

Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform für Dateien und Zusammenarbeit unter AGPL-3.0 (GitHub, Nextcloud Server). Die aktuelle Version ist 35.0.1, vermarktet als Nextcloud Hub 26 Summer (Nextcloud Changelog). Zum Umfang gehören Dateiablage mit Synchronisation, Office im Browser, Kalender und Kontakte, Talk für Chat und Videokonferenzen sowie Apps wie Collectives für Wissenssammlungen (Nextcloud App Store, Collectives). Nextcloud läuft auf eigener Infrastruktur oder bei einem Betreiber, etwa als Managed Nextcloud in deutschen Rechenzentren. Was im Upgrade auf Version 35 zu beachten ist, beschreibt der Beitrag Nextcloud 35 Update.

Vergleichstabelle Nextcloud vs. SharePoint

Preise netto, Stand Oktober 2026, Quellen im folgenden Abschnitt.

Kosten: Lizenzmodell und Beispiel für 50 Nutzer

Microsoft 365. SharePoint ist in den Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Die Listenpreise auf microsoft.com/de-de, netto je Nutzer und Monat bei Jahresabonnement mit jährlicher Abrechnung, Stand Oktober 2026 (Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Enterprise, Business-Pläne im Vergleich):

Microsoft hat am 04.12.2025 neue Listenpreise zum 01.07.2026 angekündigt und begründet sie mit zusätzlichen KI-, Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen (Microsoft 365 Blog). Betroffen sind laut Lizenz-FAQ unter anderem Business Basic, Business Standard, Microsoft 365 E3 und E5. Bestehende Verträge behalten ihren Preis bis zur nächsten Verlängerung nach dem 01.07.2026 (Microsoft Licensing, FAQ zu den Preisänderungen 2026). Microsoft 365 Copilot kostet zusätzlich 26,00 € je Nutzer und Monat.

Nextcloud. Die Community-Version ist lizenzfrei und hat keine harte Nutzergrenze. Ab 1.000 aktiven Nutzern ohne Subscription wird der kostenlose Push-Dienst gedrosselt (GitHub, Nextcloud Subscription Registry). Nextcloud Enterprise gibt es ab 100 Nutzern, Preise netto je Nutzer und Jahr (Nextcloud Pricing):

Talk, Groupware und Office sind in Standard und Premium Zusatzoptionen. Für Organisationen unter 100 Nutzern verweist Nextcloud auf den gehosteten Dienst Nextcloud One.

Rechenbeispiel für 50 Nutzer im Jahr, netto:

Die Zahlen sind nicht direkt vergleichbar. Microsoft 365 enthält Mail, Teams und Office-Apps für den Desktop, Nextcloud ersetzt vor allem Dateiablage und Zusammenarbeit. Wer Nextcloud für Dateien einsetzt und Mail und Teams vorerst bei Microsoft lässt, zahlt Microsoft 365 weiter, etwa Business Basic mit 50 × 6,07 € × 12 = 3.642,00 € im Jahr. Die Kostenseite entscheidet sich deshalb daran, welche Microsoft-Dienste langfristig bleiben. Was ein vollständiger Wechsel einschließlich Mail, Chat und Anmeldung bedeutet, beschreibt der Beitrag Cloud-Exit für den Mittelstand.

Datenstandort, CLOUD Act und DSGVO

Für Verwaltungen und viele Unternehmen ist der Datenstandort der Ausgangspunkt der Diskussion. Die Fakten, Stand Oktober 2026:

Daraus folgen drei sachliche Feststellungen:

• Speicherort ist nicht gleich Zugriff. Ein EU-Rechenzentrum beantwortet nicht, wer Zugriff erzwingen kann. Nach dem CLOUD Act zählt die Kontrolle des Anbieters über die Daten.
• SharePoint ist nicht pauschal unzulässig. Die Datenübermittlung in die USA hat mit dem Data Privacy Framework derzeit eine Rechtsgrundlage. Ob der Einsatz passt, hängt von Vertrag, Konfiguration und Datenart ab.
• § 203 StGB entscheidet nicht zwischen den Plattformen. Berufsgeheimnisträger wie Kanzleien, Steuerberater oder Arztpraxen müssen Dienstleister in beiden Fällen zur Geheimhaltung verpflichten.

Mit Nextcloud liegen die Daten auf eigener Infrastruktur oder bei einem gewählten Betreiber. Die Frage nach Zugriffen richtet sich dann nach dessen Sitz und Rechtsordnung. Wie eine Verwaltung diesen Weg geht, zeigt Schleswig-Holstein: Dort löst Nextcloud SharePoint schrittweise ab (Schleswig-Holstein, Meilenstein für digitale Souveränität). Den Hintergrund zu US-Anbietern und europäischen Alternativen beschreibt der Beitrag Server und Daten in europäische Clouds umziehen.

Kein Rechtsrat. Bei konkreten Fragen Datenschutz- oder Rechtsberatung einholen. Markennamen gehören ihren Inhabern.

Zusammenarbeit und Office im Browser

Beide Plattformen erlauben gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit. Der Unterschied liegt im Office-Baustein:

Quellen: Nextcloud Office, Nextcloud App Store, ONLYOFFICE, Microsoft Learn, SharePoint-Grenzen.

Nextcloud Office basiert auf Euro-Office, das auf dem quelloffenen Code von ONLYOFFICE aufbaut und laut Nextcloud eine hohe Formattreue bei DOCX, XLSX und PPTX bietet. Wer viel mit externen Partnern in Microsoft-Formaten arbeitet, testet trotzdem mit echten Dateien: Vorlagen mit Feldern, Tabellen mit Formeln und Makros, Präsentationen mit Master-Folien. Wie sich die Office-Bausteine im Einzelnen unterscheiden, zeigt der Beitrag Microsoft-365-Alternative für Unternehmen.

Rechte, Active Directory und Single Sign-on

SharePoint verwaltet Rechte über SharePoint-Gruppen und Entra ID. Die unterstützte Grenze liegt bei 50.000 eindeutigen Berechtigungen je Liste oder Bibliothek, empfohlen sind höchstens 5.000. Ab 100.000 Elementen in einer Bibliothek lässt sich die Vererbung auf Bibliotheks- oder Ordnerebene nicht mehr unterbrechen (Microsoft Learn, SharePoint-Grenzen). Gewachsene Bibliotheken mit vielen Einzelfreigaben sind deshalb oft unübersichtlich, unabhängig von der Plattform.

Nextcloud bindet Verzeichnisse und Identitätsanbieter direkt an:

• Active Directory und LDAP: Die LDAP-Anbindung erkennt Active Directory ohne zusätzliche Anpassungen (Nextcloud Admin Manual, LDAP).
• Single Sign-on: OpenID Connect und SAML, letzteres über die App SSO & SAML authentication (Nextcloud App Store, SSO & SAML). Entra ID lässt sich darüber als Identitätsanbieter einbinden, die Mitarbeitenden melden sich während der Übergangszeit mit ihren bestehenden Konten an.
• Gruppenordner: Abteilungs- und Projektablagen mit Rechten je Gruppe, vergleichbar mit SharePoint-Bibliotheken je Team.

Wer mehrere Anwendungen anbindet, setzt einen eigenen Identitätsdienst wie Keycloak dazwischen. Er nutzt Entra ID oder Active Directory als Quelle und versorgt Nextcloud und weitere Dienste mit einer gemeinsamen Anmeldung. Für KI-Anwendungen, die auf Dokumente aus Nextcloud oder SharePoint zugreifen, ist die Rechteübernahme ein eigenes Thema, das der Wissensartikel Lokale KI mit Nextcloud, SharePoint oder DMS verbinden behandelt.

Intranet, Teams und Power Platform: wo SharePoint vorn liegt

Ein ehrlicher Vergleich benennt die Bereiche, in denen SharePoint die stärkere Plattform ist:

• Verzahnung mit Teams: Jedes Team hat eine SharePoint-Website, Dateien aus Kanälen öffnen sich mit denselben Rechten in Word oder Excel. Nextcloud bietet mit Talk und der Teams-Integration in Ultimate Anknüpfungspunkte, aber nicht dieselbe Tiefe.
• Intranet: Kommunikationswebsites, Hub-Websites und Navigation über viele Bereiche sind in SharePoint Kernfunktion, bis 2.000 Hub-Websites je Organisation (Microsoft Learn, SharePoint-Grenzen). In Nextcloud ist das kein Schwerpunkt, Inhalte wandern meist in ein Wiki wie XWiki oder BookStack. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Unternehmenswiki einführen.
• Power Platform: Microsoft-365-Lizenzen enthalten einen begrenzten Umfang von Power Automate mit Standard-Connectoren, Premium-Connectoren benötigen eine eigene Lizenz (Microsoft Learn, Power-Automate-Lizenzen). Workflows, Formulare und Listen, die auf SharePoint aufbauen, müssen bei einem Wechsel neu gebaut werden.
• Compliance-Werkzeuge: Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery und Vertraulichkeitsbezeichnungen über Microsoft Purview sind in E3 und E5 integriert.
• Bestehende Lizenzen: Wer E3 oder E5 ohnehin bezahlt, hat SharePoint ohne Zusatzkosten. Ein Wechsel spart dann nur, wenn auch andere Dienste abgelöst werden.

Für Organisationen, auf die mehrere dieser Punkte zutreffen, ist SharePoint meist die passende Ablage. Nextcloud ist dann sinnvoll, wenn bestimmte Daten unter eigener Kontrolle liegen sollen, etwa Akten, Personaldaten oder Daten mit Berufsgeheimnissen, und Microsoft 365 für den Rest bleibt.

Sync-Clients und Offline-Arbeit

Quellen: Nextcloud, Desktop-Client 3.2 mit virtuellen Dateien, Nextcloud Handbuch, Desktop-Client, Microsoft Learn, SharePoint-Grenzen.

Für Mitarbeitende ändert sich im Alltag wenig: Dateien erscheinen im Explorer oder Finder, werden beim Öffnen geladen und bleiben danach offline verfügbar. Bei sehr großen Bibliotheken lohnt vor der Umstellung ein Test mit der realen Dateianzahl auf typischen Arbeitsplatzrechnern.

Migration von SharePoint und OneDrive zu Nextcloud

Microsofts eigene Werkzeuge wie das SharePoint Migration Tool sind für die Migration nach Microsoft 365 gebaut (Microsoft Learn, SharePoint Migration Tool). Für den Weg zu Nextcloud kommen andere Werkzeuge zum Einsatz:

Berechtigungen kann rclone nur zwischen OneDrive- und SharePoint-Zielen lesen und schreiben (rclone, OneDrive). Für Nextcloud werden Freigaben deshalb aus der exportierten Rechte-Liste neu angelegt, idealerweise vereinfacht über Gruppen statt Einzelfreigaben. Nextcloud bietet die Migration aus SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange zusätzlich als begleitetes Projekt an, mit Erhalt von Rechten und Metadaten je nach Plattform (Nextcloud, Migration aus Microsoft 365).

Ablauf in sieben Schritten:

1. Bestand erfassen: Websites, Bibliotheken, OneDrive-Konten, Datenmenge, Anzahl der Dateien, Freigaben nach außen, Pfade nahe der 400-Zeichen-Grenze.
2. Aufräumen: verwaiste Websites und doppelte Ablagen identifizieren, Daten ohne Bedarf nicht migrieren.
3. Zielstruktur festlegen: Gruppenordner je Abteilung oder Projekt, persönliche Ablagen, Rechte über Gruppen aus AD oder Entra ID.
4. Anmeldung einrichten: Nextcloud an AD, Entra ID oder einen Identitätsdienst anbinden, damit Konten vor der Datenübernahme bestehen.
5. Erstübertragung: Dateien mit rclone übertragen, große Bestände nach Bibliotheken aufgeteilt, Prüfsummen und Dateianzahl vergleichen.
6. Pilotgruppe: eine Abteilung arbeitet in Nextcloud, Sync-Clients und Office im Browser werden im Alltag geprüft.
7. Umstellung: Delta-Lauf für Änderungen seit der Erstübertragung, SharePoint-Bibliotheken auf schreibgeschützt setzen, Freigaben nach außen neu versenden.

Während der Umstellung laufen SharePoint und Nextcloud parallel. Teams-Kanäle verweisen in der Übergangszeit auf Nextcloud-Ordner, bis über den weiteren Weg von Teams entschieden ist.

Verbreitete Irrtümer

Unser Vorgehen bei WZ-IT

WZ-IT begleitet die Entscheidung zwischen Nextcloud und SharePoint und den Weg danach. Jeder Schritt hat ein festes Ergebnis.

1. Erstgespräch. Wir klären, wie SharePoint, OneDrive und Teams heute genutzt werden, welche Microsoft-Dienste bleiben sollen und welche Daten unter eigener Kontrolle liegen sollen.
2. Auswahl mit festem Umfang, wenn mehr als die Dateiablage zur Entscheidung steht. Die Auswahl Collaboration und Microsoft-365-Alternative kostet ab 3.900 € netto. Für die Dauer der Auswahl stehen Demo-Instanzen bereit, die Sie selbst ausprobieren. Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage mit Lizenzkosten aus Herstellerangaben, Migrationsweg und Betriebsmodell. Wenn SharePoint besser passt, steht das in der Vorlage.
3. Migration. Bestandsaufnahme, Zielstruktur mit Gruppenordnern, Anbindung an AD, Entra ID oder Keycloak, Übertragung mit rclone, Pilotgruppe und Umstellung mit Delta-Lauf.
4. Betrieb in Deutschland. Als Managed Nextcloud betreiben wir Nextcloud über Managed Open Source in deutschen Rechenzentren, ab 129,90 € netto je Workload und Monat, mit Updates, Sicherung und Überwachung. Alternativ läuft Nextcloud auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Enterprise-Subscriptions erwerben Sie bei Bedarf direkt bei Nextcloud.

Weiterführende Guides

• Microsoft-365-Alternative für Unternehmen, alle Open-Source-Bausteine von Dateien bis Mail.
• Nextcloud, Seafile, OpenCloud oder ownCloud, Lizenzgrenzen und Trägerschaft der Dateiablagen.
• Nextcloud 35 Update, Upgradepfad, PHP und Datenbank.
• openDesk-Partnerprogramm, was die Suite des Bundes mit Nextcloud für KMU bedeutet.
• Unternehmenswiki einführen, wenn SharePoint-Seiten als Intranet abgelöst werden.
• Cloud-Exit für den Mittelstand, Kosten, Abhängigkeiten und Ablauf eines vollständigen Wechsels.
• Lokale KI mit Nextcloud, SharePoint oder DMS verbinden, Rechte und Synchronisation für KI-Assistenten.
• Managed Nextcloud und Managed Open Source, Betrieb durch WZ-IT.

Nextcloud oder SharePoint: die Entscheidung mit Zahlen vorbereiten. Wir vergleichen beide Plattformen mit Ihren Lizenzen und Anforderungen, planen die Migration aus SharePoint und OneDrive und betreiben Nextcloud in deutschen Rechenzentren. Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Quellen

• GitHub, Nextcloud Server
• Nextcloud Changelog
• Nextcloud Pricing
• GitHub, Nextcloud Subscription Registry
• Nextcloud Office
• Nextcloud App Store, ONLYOFFICE
• Nextcloud App Store, Collectives
• Nextcloud App Store, SSO & SAML authentication
• Nextcloud Admin Manual, LDAP
• Nextcloud, Desktop-Client 3.2 mit virtuellen Dateien
• Nextcloud Handbuch, Desktop-Client
• Nextcloud, Migration aus Microsoft 365
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 Business-Pläne im Vergleich
• Microsoft 365 Enterprise, Pläne und Preise
• Microsoft 365 Blog, neue Funktionen und Preisanpassung
• Microsoft Licensing, FAQ zu den Preisänderungen 2026
• Microsoft Learn, SharePoint limits
• Microsoft Learn, Teams-connected sites
• Microsoft Learn, Types of Power Automate licenses
• Microsoft Learn, SharePoint Migration Tool
• Microsoft Learn, List sharing permissions on a driveItem
• Microsoft Learn, What is the EU Data Boundary
• rclone, Microsoft OneDrive
• rclone, WebDAV
• 18 U.S.C. § 2713, Legal Information Institute
• EU-Kommission, IP/23/3721
• EuG, Pressemitteilung 106/25
• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
• Schleswig-Holstein, Meilenstein für digitale Souveränität