Microsoft-365-Alternative für Unternehmen: welche Open-Source-Bausteine Dateien, Office, Chat, Video und Mail ersetzen

Sie wollen von Microsoft 365 weg, wissen aber noch nicht, womit? Die Auswahl Collaboration und Microsoft-365-Alternative von WZ-IT vergleicht die passenden Open-Source-Bausteine mit Ihren Anforderungen. Während der Auswahl probieren Sie alle Kandidaten in Demo-Instanzen selbst aus, das Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage, ab 3.900 € netto. Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Wer nach einer Microsoft-365-Alternative für Unternehmen sucht, findet vor allem Listen mit Einzelprodukten. Die Listen beantworten die eigentliche Frage nicht: Microsoft 365 ist kein Programm, sondern ein Bündel aus Mail, Dateiablage, Office, Chat, Videokonferenz und Anmeldung, die eng miteinander verzahnt sind. Eine Open-Source-Alternative entsteht deshalb aus mehreren Bausteinen, die gemeinsam ausgewählt, verbunden und betrieben werden.

Dieser Leitfaden ordnet die Bausteine je Funktion ein, nennt die Lizenz- und Editionsgrenzen mit Zahlen aus den Herstellerquellen, zeigt, was sich aus SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange übernehmen lässt und was nicht, und fasst die Fakten zu Datenschutz und Souveränität zusammen. Stand Oktober 2026.

Das Wichtigste in Kürze:

1. Kein einzelnes Open-Source-Produkt ersetzt Microsoft 365. Ersetzt werden Funktionen, jeweils mit einem passenden Baustein.
2. Viele Open-Source-Produkte haben eine freie und eine kostenpflichtige Edition. Die Grenzen liegen oft bei Anmeldung, Nutzerzahl oder Nachrichtenverlauf.
3. Dateien und Postfächer lassen sich migrieren, der Teams-Chatverlauf meist nicht.
4. Die Klammer ist ein eigener Identitätsdienst mit Single Sign-on.
5. Eine schrittweise Ablösung ist der Regelfall, nicht der Stichtag.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum kein einzelnes Produkt Microsoft 365 ersetzt
2. Die Bausteine im Überblick
3. Dateien und Office: Nextcloud oder OpenCloud mit Office im Browser
4. Teams-Alternative für den Chat: Matrix, Mattermost, Rocket.Chat oder Zulip
5. Videokonferenzen: Jitsi, OpenTalk oder Element Call
6. E-Mail und Kalender: der Baustein mit den meisten Abhängigkeiten
7. Anmeldung: Keycloak oder authentik als Klammer
8. Migration aus SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange
9. Fertige Suite oder eigene Zusammenstellung
10. Betrieb: was nach der Einführung dauerhaft anfällt
11. Datenschutz und Souveränität: was die Quellen sagen
12. Verbreitete Irrtümer
13. Unser Vorgehen bei WZ-IT
14. Weiterführende Guides

Warum kein einzelnes Produkt Microsoft 365 ersetzt

Microsoft 365 verbindet mehrere Dienste über ein gemeinsames Konto: Exchange Online für Mail und Kalender, SharePoint und OneDrive für Dateien, Word, Excel und PowerPoint im Browser und auf dem Desktop, Teams für Chat und Besprechungen, Entra ID für Anmeldung und Rechte. Die Stärke liegt in dieser Verzahnung, etwa wenn eine Datei aus einem Teams-Kanal in Word geöffnet und mit denselben Rechten geteilt wird.

Open-Source-Software ist anders organisiert. Für jede Funktion gibt es spezialisierte Projekte mit eigener Lizenz, eigenem Hersteller und eigener Edition. Die Verzahnung entsteht durch Integration: eine gemeinsame Anmeldung, Office im Browser innerhalb der Dateiablage, Videokonferenzen aus dem Chat. Daraus folgen drei Fragen, die jede Ablösung beantworten muss:

• Welcher Baustein je Funktion? Nicht jede Funktion muss ersetzt werden, und nicht jeder Baustein passt zu jeder Unternehmensgröße.
• Welche Edition? Die freie Edition reicht nicht in jedem Fall, etwa bei Single Sign-on, Nutzerzahl oder Support.
• Wer betreibt die Bausteine? Updates, Sicherung und Überwachung fallen für jeden Baustein an.

Die Bausteine im Überblick

Preise netto beziehungsweise ohne Steuer, Stand Oktober 2026, Quellen in den folgenden Abschnitten. Die Bezugsgrößen unterscheiden sich (je Nutzer und Jahr, je Nutzer und Monat, je Postfach), die Zahlen sind deshalb nicht direkt vergleichbar.

Dateien und Office: Nextcloud oder OpenCloud mit Office im Browser

Die Dateiablage ist für die meisten Unternehmen der erste Baustein, weil hier die meisten Daten liegen und die Ablösung am besten planbar ist.

Nextcloud steht unter AGPL-3.0 (GitHub, Nextcloud Server) und ist mehr als eine Dateiablage: Kalender, Talk und Office gehören zum Umfang. Die aktuelle Version ist 35.0.1 vom 24.09.2026, vermarktet als Nextcloud Hub 26 Summer (Nextcloud Changelog). Die Community-Version hat keine harte Nutzergrenze. Ab 1.000 aktiven Nutzern ohne Subscription wird der kostenlose Push-Dienst gedrosselt und beim Login ein Hinweis angezeigt (Nextcloud, Subscription Registry).

Nextcloud Enterprise ist in drei Stufen verfügbar, jeweils ab 100 Nutzern (Nextcloud Pricing):

Office ist in Nextcloud inzwischen eine Wahl: Nextcloud Office basiert auf Euro-Office, daneben lassen sich Collabora Online und Thinkfree Office einbinden (Nextcloud Office).

OpenCloud steht unter Apache-2.0 und gehört zur Heinlein Gruppe (OpenCloud, Unternehmen). Es ist in Go geschrieben und speichert Metadaten in Dateien statt in einer relationalen Datenbank (OpenCloud Features). Die Community Edition ist laut Hersteller produktiv nutzbar, Subscriptions kosten als Preisbeispiel für etwa 100 Nutzer 2 €, 4 € oder 8 € je Nutzer und Monat (OpenCloud Subscription). OpenCloud passt, wenn eine schlanke Dateiablage gebraucht wird und Kalender oder Chat aus anderen Bausteinen kommen.

Für Office im Browser gibt es drei Wege:

Quellen: Collabora CODE, Collabora Pricing, Nextcloud und Collabora, ONLYOFFICE Changelog, ONLYOFFICE Editionen, ONLYOFFICE Enterprise-Preise.

Wer viel mit DOCX, XLSX und PPTX arbeitet und mit Partnern austauscht, legt den Schwerpunkt auf Formattreue und testet mit echten Dateien: Vorlagen mit Feldern, Tabellen mit Formeln, Präsentationen mit Master-Folien. Makros in Excel-Dateien sind ein eigener Prüfpunkt. Desktop-Office bleibt davon unberührt: Mitarbeitende können Word und Excel lokal weiter nutzen, während die Dateien in der neuen Ablage liegen.

Die Lizenzgrenzen von Nextcloud, OpenCloud, Seafile und ownCloud vergleicht der Beitrag Nextcloud, Seafile, OpenCloud oder ownCloud ausführlich.

Teams-Alternative für den Chat: Matrix, Mattermost, Rocket.Chat oder Zulip

Für den Chat gibt es vier etablierte Open-Source-Projekte. Die größten Unterschiede liegen in der Architektur und darin, was die freie Edition für Unternehmen erlaubt.

Quellen: Synapse README, Element Server Suite, Element Pricing, Mattermost Editionen, Mattermost LICENSE, Rocket.Chat Pläne, Zulip Pläne, Zulip Teams-Import. Stand Oktober 2026.

Drei Punkte fallen beim Abgleich mit den Herstellerangaben auf:

• Element Server Suite Community ist laut Element für kleine, nicht-kommerzielle Installationen mit bis zu 100 Nutzern gedacht und kommt ohne Support. Für Unternehmen ist ESS Pro vorgesehen, mit Gruppen- und Lebenszyklusverwaltung über LDAP oder SCIM, Hochverfügbarkeit und Support.
• Mattermost hat die frühere freie Edition umgebaut. Entry enthält die Funktionen der höchsten Edition mit Grenzen, darunter 10.000 Nachrichten Verlauf über alle Kanäle. Die Team Edition ist für unter 250 Nutzer gedacht, Single Sign-on wird dort entfernt.
• Rocket.Chat nennt seine Pläne inzwischen Starter, Commercial, Government und Defense. Die Community-Edition ist laut Dokumentation nicht für geschäftskritischen Einsatz vorgesehen.

Für ein Unternehmen ab etwa 50 Nutzern mit Firmen-Login ist deshalb bei Matrix, Mattermost und Rocket.Chat in der Regel eine kostenpflichtige Edition einzuplanen. Zulip ist die Ausnahme mit offenen Preisen und vollem Funktionsumfang in der freien Edition. Business ergänzt unbegrenzte Push-Benachrichtigungen und Support für die Anmeldung über SAML und Entra ID sowie den Abgleich mit AD und LDAP. Mattermost, Rocket.Chat und Zulip im direkten Vergleich zeigt der Beitrag Slack-Alternativen: Mattermost, Rocket.Chat und Zulip.

Videokonferenzen: Jitsi, OpenTalk oder Element Call

Für Besprechungen gibt es drei Wege, die sich danach unterscheiden, wie eng sie mit dem Chat verbunden sind:

Quellen: Jitsi Meet LICENSE, OpenTalk On-Premises, OpenTalk Preise, Element Pricing.

Wer Matrix als Chat wählt, bekommt mit Element Call die Videofunktion im selben Werkzeug. Mit Mattermost, Rocket.Chat oder Zulip ist Jitsi Meet der übliche Partner. Wie sich Jitsi gegenüber Zoom einordnet, beschreibt der Beitrag Jitsi Meet vs. Zoom.

E-Mail und Kalender: der Baustein mit den meisten Abhängigkeiten

Mail ist der Baustein, bei dem eine Ablösung die meisten Beteiligten berührt: Outlook auf dem Desktop, Mobilgeräte, geteilte Postfächer, Kalenderfreigaben, Besprechungsräume und die Zustellbarkeit nach außen.

Quellen: mailcow Dokumentation, Stalwart README, Stalwart Changelog, Stalwart Pricing, openDesk README.

Die entscheidende Frage ist Outlook. E-Mail funktioniert über IMAP, auch im neuen Outlook für Windows (Microsoft, Funktionsvergleich neues und klassisches Outlook). Kalender und Kontakte sind schwieriger: Laut mailcow-Dokumentation unterstützt das neue Outlook weder CalDAV noch CardDAV, ActiveSync funktioniert mit mailcow ab Outlook 2019 nicht mehr, und das klassische Outlook braucht ein Plugin wie CalDav Synchronizer (mailcow, Outlook). Unternehmen, die Outlook mit Kalender behalten wollen, klären diesen Punkt vor der Wahl des Mailservers. Alternativen sind Webmail mit integriertem Kalender oder Thunderbird.

Welcher der drei selbst betriebenen Mailserver zu welchem Unternehmen passt, vergleicht der Beitrag Mailcow, Stalwart oder Mailu. Viele Unternehmen lösen Mail zuletzt ab und behalten Exchange Online in der Übergangszeit, während Dateien, Chat und Video bereits umgestellt sind.

Anmeldung: Keycloak oder authentik als Klammer

Was in Microsoft 365 Entra ID leistet, übernimmt in einer Open-Source-Umgebung ein eigener Identitätsdienst. Er ist die Klammer, die aus einzelnen Bausteinen eine Arbeitsumgebung macht: ein Konto, eine Anmeldung mit Mehrfaktor, Gruppen und Rechte an einer Stelle, Austritte an einer Stelle.

Quellen: Keycloak, CNCF, Keycloak, Keycloak 26.8.0, authentik LICENSE, authentik Pricing.

In der Übergangszeit kann der Identitätsdienst Entra ID als Anmeldequelle nutzen. Die neuen Bausteine melden sich dann am Identitätsdienst an, die Mitarbeitenden nutzen weiter ihre bestehenden Konten. Ist Microsoft 365 abgelöst, übernimmt der Identitätsdienst die Konten selbst oder bindet das lokale Active Directory an. Die beiden Werkzeuge vergleicht der Beitrag Authentik vs. Zitadel, den Upgradepfad von Keycloak der Beitrag Keycloak 26.8 Upgrade.

Migration aus SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange

Was sich übernehmen lässt, hängt vom Dienst ab:

Einige Punkte im Detail:

• Dateien: rclone unterstützt OneDrive Personal, OneDrive for Business und SharePoint-Dokumentbibliotheken. Berechtigungen kann rclone nur zwischen OneDrive- beziehungsweise SharePoint-Zielen lesen und schreiben, für Nextcloud oder OpenCloud werden Freigaben neu gesetzt (rclone, OneDrive). Nextcloud bietet die Migration aus SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange als begleitetes Projekt an, mit Erhalt von Rechten und Metadaten "depending on the platform" (Nextcloud, Migrate). Ein frei verfügbares Werkzeug dafür gibt es von Nextcloud nicht.
• Postfächer: Exchange Online hat die Basic Authentication für IMAP, POP, EWS und ActiveSync in allen Mandanten abgeschaltet (Microsoft Learn, Basic Authentication). Eine Migration braucht deshalb OAuth2. imapsync unterstützt das mit einem vorab erzeugten Zugriffstoken.
• Teams: Microsoft stellt Export-APIs für Einzel-, Gruppen- und Besprechungschats sowie Kanalnachrichten bereit und erlaubt den Export beim Wechsel zu einem anderen Anbieter kostenlos. Für Mandanten bis 500 Nutzer gibt es zusätzlich ein Export-Werkzeug (Microsoft Learn, Export von Teams-Inhalten, Microsoft Learn, Wechsel von Teams). Mattermost importiert über mmetl nur aus Slack und Rocket.Chat (GitHub, mmetl), Rocket.Chat nur aus Slack und CSV (Rocket.Chat, Data Migration). Der Chatverlauf wird deshalb meist als Archiv aufbewahrt, im neuen Chat beginnen die Kanäle neu.

Reihenfolge: Bewährt hat sich, zuerst den Identitätsdienst aufzubauen, weil alle weiteren Bausteine daran hängen. Danach folgen Dateiablage und Office, dann Chat und Video, zuletzt Mail und Kalender. Jeder Schritt beginnt mit einer Pilotgruppe, und Microsoft-Dienste laufen in der Übergangszeit parallel weiter.

Fertige Suite oder eigene Zusammenstellung

Neben der eigenen Zusammenstellung gibt es fertige Suiten. Die bekannteste ist openDesk des ZenDiS mit Element, Nextcloud, OX App Suite, Collabora, Jitsi, OpenProject, XWiki, CryptPad, Notes und Nubus als Portal und Identitätsverwaltung (openDesk README). Es gibt eine Community und eine Enterprise Edition, für den Produktivbetrieb empfiehlt der Hersteller die Enterprise Edition mit zusätzlichen Modulen und Support (openDesk Enterprise Edition).

Was das openDesk-Partnerprogramm für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet, beschreibt der Beitrag openDesk-Partnerprogramm.

Wie eine vollständige Umstellung im großen Maßstab aussieht, zeigt die Landesverwaltung Schleswig-Holstein: Am 02.10.2025 war die Umstellung von Microsoft Exchange und Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird mit mehr als 40.000 Postfächern und mehr als 100 Millionen E-Mails und Kalendereinträgen abgeschlossen, nach sechs Monaten. Nextcloud löst dort SharePoint schrittweise ab, Videokonferenzen laufen über OpenTalk (Schleswig-Holstein, Meilenstein für digitale Souveränität).

Betrieb: was nach der Einführung dauerhaft anfällt

Microsoft 365 wird als Dienst bezogen, Updates und Verfügbarkeit liegen beim Anbieter. Bei einer Open-Source-Umgebung liegen diese Aufgaben beim eigenen Team oder beim Betreiber:

Je mehr Bausteine, desto mehr Updates und Abhängigkeiten. Eine Auswahl mit wenigen, gut integrierten Bausteinen ist deshalb im Betrieb meist günstiger als eine breite Sammlung. Betrieben wird die Umgebung auf eigener Infrastruktur oder bei einem Betreiber in Deutschland, etwa über Managed Open Source.

Datenschutz und Souveränität: was die Quellen sagen

Die Diskussion um Microsoft 365 wird oft mit Schlagworten geführt. Die Faktenlage, Stand Oktober 2026:

Daraus folgen zwei sachliche Feststellungen. Erstens: Der Speicherort in der EU allein beantwortet nicht, wer Zugriff erzwingen kann, maßgeblich ist nach dem CLOUD Act die Kontrolle des Anbieters über die Daten. Zweitens: Die Datenübermittlung in die USA hat mit dem Data Privacy Framework derzeit eine Rechtsgrundlage, deren Bestand von künftigen Entscheidungen abhängt. Bei selbst betriebener Open-Source-Software liegen die Daten in der Verfügung des eigenen Unternehmens oder des gewählten Betreibers. Die Frage nach Zugriffen richtet sich dann nach dessen Sitz und Rechtsordnung.

Für viele Unternehmen ist der Antrieb weniger die Rechtslage als die Abhängigkeit von einem Anbieter bei Preisen, Lizenzbedingungen und Funktionsumfang. Den Hintergrund beschreibt der Beitrag Server und Daten in europäische Clouds umziehen.

Kein Rechtsrat. Bei konkreten Fragen Datenschutz- oder Rechtsberatung einholen. Markennamen gehören ihren Inhabern.

Verbreitete Irrtümer

Unser Vorgehen bei WZ-IT

WZ-IT begleitet die Ablösung von der Entscheidung bis zum Betrieb. Jeder Schritt hat ein festes Ergebnis.

1. Orientierung, wenn das Thema noch offen ist. Steht noch nicht fest, ob und in welcher Reihenfolge Microsoft 365 abgelöst wird, ordnet der Orientierungsworkshop die Themen. Er findet remote und halbtägig statt und kostet ab 1.490 € netto.
2. Auswahl mit festem Umfang. Die Auswahl Collaboration und Microsoft-365-Alternative kostet ab 3.900 € netto. Sie umfasst die Bestandsaufnahme Ihrer Microsoft-365-Nutzung, gewichtete Kriterien mit Fachbereichen und IT und die Prüfung der Lizenz- und Editionsgrenzen. Für die Dauer der Auswahl stellen wir Demo-Instanzen aller Kandidaten bereit, die Sie selbst ausprobieren, ohne sich vorher festzulegen. Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage mit Empfehlung je Baustein, Lizenzkosten aus Herstellerangaben, Migrationsweg und Betriebsmodell. Wenn eine andere Lösung besser passt, steht das in der Vorlage. Der Betrag wird auf die Einführung angerechnet, wenn Sie diese innerhalb von 6 Monaten zum selben Thema beauftragen.
3. Einführung und Migration. Das Angebot dafür erhalten Sie mit der Entscheidungsvorlage. Es umfasst Identitätsdienst und Single Sign-on, die gewählten Bausteine, die Übernahme von Dateien und Postfächern, Pilotgruppen und die Umstellung Baustein für Baustein. Lizenzen kostenpflichtiger Editionen erwerben Sie direkt beim Hersteller.
4. Betrieb in Deutschland. Die Bausteine betreiben wir über Managed Open Source in deutschen Rechenzentren, ab 129,90 € netto je Workload und Monat, mit Updates, Sicherung und Überwachung. Alternativ laufen sie auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

Alle Einstiege vom kostenlosen Erstgespräch bis zur Auswahl stehen auf der Seite Beratung bei WZ-IT.

Weiterführende Guides

• Nextcloud, Seafile, OpenCloud oder ownCloud, Lizenzgrenzen und Trägerschaft der Dateiablagen.
• Slack-Alternativen: Mattermost, Rocket.Chat und Zulip, die Teamchats im Vergleich.
• Mailcow, Stalwart oder Mailu, Mailserver selbst betreiben.
• Authentik vs. Zitadel, Identitätsdienste für Single Sign-on.
• openDesk-Partnerprogramm, was die Suite des Bundes für KMU bedeutet.
• Unternehmenswiki einführen, wenn SharePoint-Seiten als Intranet abgelöst werden.
• Auswahl Collaboration und Microsoft-365-Alternative, das Paket von WZ-IT.

Microsoft 365 ablösen, ohne alles auf einmal umzustellen. Wir klären mit Ihnen, welche Dienste ersetzt werden, lassen Sie die passenden Bausteine in Demo-Instanzen selbst ausprobieren und begleiten Migration und Betrieb. Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Quellen

• GitHub, Nextcloud Server
• Nextcloud Changelog
• Nextcloud Pricing
• GitHub, Nextcloud Subscription Registry
• Nextcloud Office
• Nextcloud und Collabora
• Nextcloud, Migration aus Microsoft 365
• OpenCloud, Unternehmen
• OpenCloud Features
• OpenCloud Subscription und Support
• Collabora Online Development Edition
• Collabora Online Pricing
• GitHub, ONLYOFFICE DocumentServer Changelog
• ONLYOFFICE, Editionen im Vergleich
• ONLYOFFICE Docs Enterprise, Preise
• GitHub, Synapse README
• GitHub, Element Server Suite
• Element Pricing
• Mattermost, Editions and Offerings
• GitHub, Mattermost LICENSE
• GitHub, mmetl
• Rocket.Chat, Our Plans
• Rocket.Chat, Data Migration
• Zulip Plans
• Zulip, Import from Microsoft Teams
• GitHub, Jitsi Meet LICENSE
• OpenTalk On-Premises
• OpenTalk Preise
• mailcow Dokumentation
• mailcow, Outlook
• GitHub, Stalwart README
• GitHub, Stalwart Changelog
• Stalwart Pricing
• Microsoft Support, neues und klassisches Outlook im Vergleich
• Keycloak
• CNCF, Keycloak
• GitHub, Keycloak 26.8.0
• GitHub, authentik LICENSE
• authentik Pricing
• rclone, Microsoft OneDrive
• imapsync, FAQ Office 365
• Microsoft Learn, Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Microsoft Learn, Export content with the Microsoft Teams Export APIs
• Microsoft Learn, Migration from Teams
• openDesk README
• openDesk Enterprise Edition
• 18 U.S.C. § 2713, Legal Information Institute
• Microsoft On the Issues, EU Data Boundary abgeschlossen
• Microsoft Learn, What is the EU Data Boundary
• EU-Kommission, IP/23/3721
• EuG, Pressemitteilung 106/25
• Schleswig-Holstein, Meilenstein für digitale Souveränität