Ist das dieselbe Leistung wie automatische Auftragserfassung?

Nein. Die Auftragserfassung übernimmt eingehende Kundenbestellungen in den Vertrieb. Hier prüft Ihr Einkauf die Bestätigung eines Lieferanten gegen eine bereits versendete eigene Bestellung.

Können Auftragsbestätigungen aus PDF, E-Mail oder Excel erfasst werden?

Ja. Im Pilot verarbeiten wir die Formate des vereinbarten Eingangs, etwa PDF-Anhänge, E-Mail-Text oder Excel-Dateien. Die Bestellungen liest das System aus Ihrem ERP über API oder Export. Ein Anbietername allein ist keine Integrationszusage; Umfang und mögliche Schreibrechte stehen im Angebot.

Werden Bestellungen automatisch geändert?

Im Pilot werden Abweichungen sichtbar gemacht und zur Bearbeitung vorgelegt. Schreibende ERP-Aktionen sind eine Erweiterung mit festgelegten Berechtigungen, Freigaben und Fehlerbehandlung.

Wie werden unterschiedliche Einheiten und Teilbestätigungen behandelt?

Umrechnungen, Toleranzen und Teilmengen werden anhand Ihrer fachlichen Regeln umgesetzt. Fehlt eine belastbare Zuordnung oder Umrechnung, bleibt der Fall zur manuellen Prüfung offen.

Ist auch Rechnungs- und Lieferscheinabgleich möglich?

Ja, als Erweiterung um weitere Belegtypen, Datenquellen und Prüfregeln. Der Pilot konzentriert sich auf Bestellung und Lieferantenbestätigung, damit Zuordnung und Ausnahmen belastbar getestet werden können.

Wie lässt sich der Nutzen messen?

Wir vergleichen Bearbeitungszeit, manuelle Nacharbeit, nicht zuordenbare Fälle und erkannte Abweichungen anhand eines vereinbarten Testbestands. Eine pauschale Automatisierungsquote wird nicht zugesagt.

Was kostet die automatische Prüfung von Auftragsbestätigungen?

Der Pilot kostet ab 19.900 € netto für einen Eingang, eine Bestelldatenquelle und 75–150 Testbelege. Datenqualität, Schnittstellen und Zielumgebung prüfen wir vor Beauftragung; Erweiterungen erhalten einen eigenen Preis.

Auftragsbestätigungen automatisch prüfen: Preis, Menge und Termin mit KI abgleichen

Lieferanten bestätigen mit anderen Preisen, Mengen oder Terminen, und der Einkauf vergleicht Zeile für Zeile. Im Pilot gleicht die KI Bestätigungen mit Ihren Bestellungen ab und legt nur die Abweichungen zur Entscheidung vor.

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Ausgangslage

Lieferanten bestätigen anders, als Sie bestellt haben

Ihr Einkauf vergleicht Auftragsbestätigungen Zeile für Zeile mit der Bestellung
Geänderte Preise, Mengen oder Liefertermine fallen spät oder gar nicht auf
Bestellungen liegen strukturiert im ERP oder als Export vor
Toleranzen und Zuständigkeiten für Abweichungen lassen sich festlegen

Ergebnis

Abweichungen sehen, bevor sie im Tagesgeschäft untergehen

Nach dem Pilot ordnet das System Bestätigungen aus dem gewählten Eingang Ihren Bestellungen zu. Ihr Einkauf bearbeitet die markierten Abweichungen bei Preis, Menge und Termin, statt jede Bestätigung vollständig zu vergleichen.

Bestellung zuordnen
Lieferant, Bestellnummer und Positionen zusammenführen. Mehrdeutige Artikelzuordnungen nicht stillschweigend übernehmen.
Abweichungen erkennen
Änderungen bei Preis, Menge oder Liefertermin zusammen mit den vereinbarten Toleranzen anzeigen.
Ausnahmen bearbeiten
Einkäufer sehen Beleg, Sollwert und bestätigten Wert nebeneinander und entscheiden über den nächsten Schritt.

Datenlage oder Integrationsweg noch unklar? Der KI-Potenzialcheck klärt einen konkreten Ablauf und dessen Voraussetzungen.

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Pilotumfang

Ein Bestätigungsweg mit nachvollziehbarem Abgleich

Ein Eingang, eine Bestelldatenquelle, festgelegte Vergleichsfelder und Toleranzen, getestet an 75–150 echten Belegen.

Enthalten

Ein Eingang und eine Bestelldatenquelle
Vorab festgelegte Vergleichsfelder, Toleranzen und Abweichungsregeln
75–150 repräsentative Belege
Eskalationslogik, fachlicher Test und Ergebnisbericht

Erweiterungen

Nach Bedarf separat geplant

Beliebige Lieferantenlayouts und zusätzliche Bestellsysteme
Automatisches Ändern produktiver Bestellungen

Ablauf

Von Ihren Bestellungen zum geprüften Abgleich

Wir beginnen mit echten Bestellungen und den Bestätigungen dazu. Toleranzen und Zuständigkeiten legt Ihr Einkauf fest, bevor der Abgleich automatisch läuft.

01
Beispiele und Regeln klären
Bestellungen, Bestätigungen und bisherige Abweichungsfälle gemeinsam durchgehen.
02
Zuordnung aufbauen
Belegdaten extrahieren, Bestellungen lesen und Positionen nachvollziehbar verknüpfen.
03
Ausnahmen abnehmen
Vergleich und Toleranzen mit dem Einkauf testen. Unklare Fälle müssen in der Prüfung landen.
04
Kontrolliert einführen
Den Ablauf im vereinbarten Eingang nutzen und Fehlerrückmeldungen sowie optionale Betreuung festlegen.

Was wir von Ihnen benötigen

Beispielbestellungen und zugehörige Lieferantenbestätigungen
ERP-Edition, Exportmöglichkeiten oder API-Dokumentation
Belegvolumen, Vergleichsfelder und typische Abweichungen

Projektumfang und Investition

Kosten: Auftragsbestätigungen automatisch prüfen

Einstiegspreis für einen Eingang und eine Bestelldatenquelle. Weitere Lieferantenlayouts, Bestellsysteme oder das automatische Ändern von Bestellungen erhöhen den Umfang.

Noch unklar, ob sich der Pilot lohnt? Der KI-Potenzialcheck (ab 3.900 € netto) klärt das vorab.

Die Lieferzeit beginnt nach Bereitstellung der vereinbarten Daten, Zugänge und Ansprechpartner. Der verbindliche Umfang und Preis stehen im Angebot. Hardware, Hosting, Modellverbrauch, Lizenzen und laufender Betrieb werden gesondert ausgewiesen. Folgeprojekte werden auf Basis wiederverwendbarer Ergebnisse kalkuliert. Den Pilotpreis rechnen wir bei Beauftragung der produktiven Einführung an; ein verpflichtender Paketdurchlauf ist nicht vorgesehen. Ein Pilot endet mit einem Qualitätsbericht und einer begründeten Ausbau- oder Stop-Empfehlung. Auch ein dokumentiertes No-Go ist ein verwertbares Ergebnis. Produktivfreigabe und dauerhafter Betrieb werden separat vereinbart.

Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Angebote richten sich an Unternehmen.

Auftragsbestätigungsprüfung Pilot

Lieferantenbestätigungen aus einem Eingang mit Bestellungen abgleichen und Abweichungen bei Preis, Menge und Termin zur Entscheidung vorlegen.

ab 19.900 €netto, zzgl. separat ausgewiesener Fremdkosten

Wird bei produktiver Einführung angerechnet. Das Angebot dafür erhalten Sie mit dem Abnahmebericht.

4–6 Wochen

Leistungsumfang wie oben beschrieben

Ergebnis und Prüfung: Nachgewiesene Zuordnung und Erkennung vereinbarter Preis-, Mengen- und Terminabweichungen.

Nach dem Pilot

Vom Pilot zur produktiven AB-Prüfung

Der Pilot endet mit einer Empfehlung: produktiv einführen, erweitern oder stoppen. Das Angebot für die produktive Einführung erhalten Sie mit dem Abnahmebericht des Pilots, der Pilotpreis wird dabei angerechnet; Regeln, Testbestand und Strecke werden weiterverwendet.

KI-Dokumentenverarbeitung

Weitere Belegarten wie Lieferscheine strukturiert erfassen und prüfen.

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Auftragserfassung automatisieren

Für den Vertrieb: eingehende Kundenbestellungen kontrolliert ins ERP übernehmen.

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Managed LLMOps

Fehler, Kosten und Änderungen der KI-Komponenten überwachen; Workflow-Pflege separat abgrenzen.

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Häufige Fragen zur KI-Auftragsbestätigungsprüfung

Umfang, Integration und fachliche Verantwortung.

Bewertungen & Projekte

Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen

Von der lokalen KI-Integration bis zu Architektur, Datenhoheit und laufendem Betrieb.

WZ-IT hat unsere Studio-Infrastruktur von dezentralen Einzelgeräten auf eine zentrale Plattform gehoben: Jeder Standort ist per VPN sicher angebunden, neue Geräte werden automatisiert onboardet und ein kompletter Standort wird per Vorlage provisioniert - ohne manuelle Schritte vor Ort. Was mich am meisten beeindruckt hat, ist die Breite und Tiefe des Wissens: Timo und Robin sind kein normaler IT-Dienstleister, der einen Server aufsetzt und wieder geht. Die beiden denken sich in hochkomplexe Infrastruktur- und Softwarethemen rein, arbeiten sich in jede Anforderung ein, die wir ihnen hinlegen, und bauen Vernetzung, Provisioning und Betrieb so auf, dass am Ende alles zusammenpasst. WZ-IT ist ein hervorragender Partner, wenn es um komplexe Software-, Netzwerk- und Architekturprojekte geht.

Steve KirchnerGeschäftsführer, nextGYM GmbH

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International

Gebaut im Ruhrgebiet. Produktiv weltweit.

WZ-IT plant, entwickelt und betreibt Infrastruktur und Software für Kunden in Deutschland und international. Projekte setzen wir remote um und begleiten sie auch nach dem Go-live im laufenden Betrieb.